Bất kỳ tổ chức, công ty hay đơn vị nào khi đầu tư xây dựng một công trình đều mong muốn công trình đó khi đưa vào vận hành sẽ diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Do đó, khi kết thúc quá trình xây dựng, các nhà quản lý luôn mong muốn tìm ra giải pháp tốt nhất để sự tồn tại của dự án được các đối tác, khách hàng tiềm năng và công chúng biết đến. Vì vậy, việc tổ chức lễ khởi công cho dự án này là một vấn đề đáng được quan tâm.
Lễ khánh thành là một sự kiện quan trọng đối với bất kỳ cá nhân, tập thể, tổ chức, doanh nghiệp nào. Chính vì vậy, bạn nên hiểu rõ về ý nghĩa của buổi lễ cũng như các bước tổ chức lễ khánh thành để buổi lễ diễn ra thành công tốt đẹp và tạo thêm điểm nhấn đặc biệt cho công ty của bạn.
Lễ khánh thành là gì?
Lễ khánh thành (Inauguration Ceremony) là một sự kiện quan trọng đối với các công ty, đặc biệt là các công ty xây dựng. Trong khi lễ động thổ là một sự kiện diễn ra trước một dự án xây dựng nhà máy hoặc một nhà máy cụ thể, thì lễ động thổ là một buổi lễ trọng thể đánh dấu sự hoàn thành của một dự án hoặc nhà máy đang được xây dựng hoặc đưa vào vận hành. Buổi lễ này thể hiện sự khởi đầu tốt đẹp với nhiều may mắn và hy vọng cho các hoạt động trong tương lai của dự án.
Đây là buổi lễ kỷ niệm đưa công trình vào vận hành, thông báo đến các ban ngành, tổ chức, xã hội có liên quan và khẳng định vị trí của công trình này. Lễ cúng nhập trạch ngoài mục đích thông tin còn mang ý nghĩa quan trọng là cầu chúc may mắn để mọi hoạt động sau đó diễn ra thuận lợi, suôn sẻ.
Sự khác nhau giữa lễ khánh thành và lễ khai trương
Lễ khánh thành và lễ khai trương thường bị nhầm lẫn là giống nhau, giống nhau về kịch bản và có cùng mục đích công bố, khởi xướng một dự án, hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, hai sự kiện này có hai đặc điểm khác nhau. Thông qua bài viết này, Bee Event giúp khách hàng có cái nhìn chính xác và rõ ràng nhất để phân biệt nội dung của hai sự kiện này.
- Lễ khánh thành (Inauguration Ceremony
– Sự kiện trọng đại đánh dấu công trình của công ty đã hoàn thành và đưa vào sử dụng. Thời điểm tổ chức lễ cúng thường là khi công trình đã hoàn thành xây dựng và đưa công trình vào hoạt động.
– Lễ khánh thành thường gắn liền với các công trình, dự án xây dựng như: Khởi công nhà máy, khởi công tòa nhà, khởi công trường học, khởi công công ty,…
- Lễ khai trương (Grand Opening)
– Là buổi lễ quan trọng đánh dấu sự khởi đầu của một doanh nghiệp hay một thương hiệu để bắt đầu kinh doanh. Thời điểm tổ chức lễ khai trương thường là ngày khai trương cửa hàng, nhà hàng.
– Lễ khai trương luôn liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, chủ cửa hàng như: Khai trương cửa hàng, khai trương showroom, khai trương nhà hàng, chi nhánh…
Đối với các dự án liên quan đến công ty như: Lễ khai trương có thể được tổ chức đồng thời với lễ khai trương nhà máy, bệnh viện, trung tâm thương mại,… và quy trình cơ bản đã hoàn tất. Đối với các công trình, dự án xây dựng mới hoàn thành chưa nghiệm thu thì tổ chức lễ khánh thành đơn giản và tiến hành lễ khánh thành vào ngày nghiệm thu chính thức.
Khai trương cửa hàng là một sự kiện vô cùng quan trọng đối với một công ty. Vì vậy, cần phải hiểu và phân biệt rõ ràng giữa hai buổi lễ để có kế hoạch tổ chức hợp lý, đảm bảo cho buổi lễ diễn ra thành công tốt đẹp.
Ý nghĩa và tầm quan trọng của buổi lễ khánh thành
Lễ khánh thành là một sự kiện tốt lành, tràn đầy hy vọng cho sự vận hành suôn sẻ của dự án. Một bữa tiệc tân gia thành công có ý nghĩa rất lớn đối với một công ty.
- Về mặt tâm linh:
Đối với người phương Đông quan niệm “tôn sư trọng đạo”, nhà cửa và công việc là những phần rất quan trọng trong cuộc sống và quá trình kinh doanh, bạn có thể tự tin rằng mình sẽ làm được. Từ lâu, buổi lễ đã trở thành một nét văn hóa và được tổ chức chủ yếu ở các doanh nghiệp lớn và nhỏ.
- Về mặt kinh doanh
Lễ khánh thành thường được tổ chức với quy mô lớn và có tác động đến xung quanh, tạo hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ.
Sự kiện giúp chủ doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp quảng bá hình ảnh cá nhân, doanh nghiệp. Đồng thời, chúng tôi quảng bá sản phẩm và dịch vụ của mình ra công chúng. Từ đó tạo dựng mối quan hệ tốt và tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
Một sự đầu tư bài bản và hoành tráng sẽ giúp nâng cao vị thế của công ty và khẳng định chỗ đứng của dự án này trong tâm trí khách hàng.
Chính vì những ý nghĩa quan trọng đó mà nhiều khách hàng vẫn luôn đặt ra câu hỏi làm thế nào để tổ chức tiệc tân gia thành công và gây ấn tượng với khách mời. Bee Event hiểu được trăn trở này và với nhiều năm kinh nghiệm phục vụ cùng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, chúng tôi mong muốn giúp khách hàng tạo nên những điều tuyệt vời nhất tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp, hoàn hảo, nâng cao hình ảnh thương hiệu, đồng thời thúc đẩy quan hệ hợp tác kinh doanh với các đối tác, khách hàng tiềm năng.
Kế hoạch tổ chức chương trình lễ khánh thành
Một buổi lễ khánh thành thành công và để lại ấn tượng lâu dài cho công ty của bạn cần phải có một kế hoạch tổ chức sự kiện thật chi tiết và cụ thể. Các hạng mục và sơ đồ tổ chức thường phải được tạo một tháng trước khi bắt đầu sự kiện.
Công việc đầu tiên cần hoàn thành là lên kế hoạch các hạng mục, trang thiết bị cần thiết cho buổi lễ, sau đó tìm nhà thầu cung cấp thiết bị. Sau đó lên kịch bản chi tiết chương trình và book nhân sự chạy sự kiện.
Lên ý tưởng, chủ đề cho chương trình
Việc xác định chủ đề và thông điệp xuyên suốt sự kiện của bạn là rất quan trọng đối với các sự kiện lớn nhỏ. Ý tưởng và tạo chủ đề nên dựa trên mục tiêu của công ty. Nội dung chương trình cần tạo điểm nhấn, ấn tượng với khách mời tham dự, thu hút sự chú ý của khách hàng đồng thời truyền tải thông điệp, nguyện vọng của công ty đến khách mời tham dự.
Lên danh sách, số lượng khách mời
Số lượng khách mời ảnh hưởng đến quy mô, chất lượng chương trình và cần được tính toán kỹ lưỡng. Đặc biệt, chúng tôi khuyên bạn nên cân nhắc và lựa chọn những khách mời, đại biểu quan trọng, có tầm ảnh hưởng giúp tăng hiệu quả cho buổi lễ khánh thành. Ngoài ra, chúng tôi khuyên bạn nên mời các đối tác và khách hàng tiềm năng để cung cấp sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng một cách tự nhiên nhất và nhanh nhất.
Chuẩn bị thiệp mời, đón tiếp khách chu đáo, tạo cho họ ấn tượng tốt về công ty và thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty.
Lựa chọn địa điểm tổ chức
Địa điểm tổ chức cũng đóng vai trò quan trọng và ảnh hưởng đến quy mô của sự kiện. Lễ cúng dường thường diễn ra khi công trình hoàn thành. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, lễ khánh thành được chọn diễn ra ở địa điểm gần để thuận tiện cho việc tổ chức.
Nếu số lượng người được quyết định, các công ty sẽ dễ dàng hơn trong việc lựa chọn địa điểm.
Lên các hạng mục cần chuẩn bị
Sau khi bạn đã có cái nhìn tổng quan về chương trình của mình, đây là lúc bạn lên kế hoạch cho những hạng mục cần chuẩn bị và phân chia công việc để tránh tắc nghẽn trong quá trình vận hành sự kiện của mình.
Các yếu tố chuẩn bị bao gồm:
- Xin giấy phép cho tổ chức của bạn
- Thiết kế :Sân khấu, bandroll, standee, backdrop, cổng chào,…
- Chuẩn bị trang thiết bị, vật dụng cho sự kiện.
- Âm thanh, ánh sáng, hoa tươi và bóng trang trí, bộ cắt băng khánh thành, tiệc tea break, nước uống…
- Các tòa nhà tổ chức nghi lễ, trang trí, cổng ngọc, cổng hơi, v.v.
- Lựa chọn nhân viên phù hợp: MC, ca sĩ, nhóm múa, lân sư rồng, PG lễ tân,…
- Lập kế hoạch truyền thông và quảng bá sự kiện. Sử dụng các phương tiện truyền thông như báo chí và đài truyền hình
- Có sẵn các kế hoạch và hành động khác để quản lý rủi ro và phục hồi kịp thời trong trường hợp
Dự trù ngân sách, chi phí tổ chức
Bạn cần tính toán chi phí tổ chức sự kiện và lên kế hoạch tổ chức nhân sự, trang thiết bị cần thiết để tổ chức buổi lễ.
Tính toán phân bổ ngân sách cho các hạng mục một cách thông minh. Các chi phí khác như phí thiết bị đầu cuối, chi phí lao động, phí tiệc tùng, v.v.
Xây dựng kịch bản chương trình
Dựa trên mục đích của sự kiện và thông điệp mà bạn muốn truyền tải, chúng tôi sẽ lên kịch bản chương trình và lịch trình chi tiết từ khâu tổ chức đến khi hoàn thành.
Một kịch bản chương trình bao gồm các phần chính sau:
- Chào mừng.
- Trống hội, múa lân, rồng chào mừng.
- Lý do, giới thiệu đại biểu.
- Nói thay mặt Lễ cắt băng khai trương.
- Tham quan nhà máy/nhà máy.
- Biểu diễn nghệ thuật.
- Kết thúc buổi lễ.
Quy trình tổ chức lễ khánh thành
Chuẩn bị trước sự kiện
Xin giấy phép
Tùy theo tính chất công việc, tổ chức phải xin giấy phép của cơ quan có thẩm quyền và đầy đủ hồ sơ. Hãy chắc chắn rằng buổi lễ của bạn diễn ra suôn sẻ và tránh các vấn đề pháp lý.
Trang trí lắp đặt các hạng mục
- Khu vực cổng, lối vào sự kiện: Đặt cổng chào, trải thảm lối đi, cắm hoa lễ hội, treo băng rôn, standee, bảng check in.
- Khu vực xung quanh:Treo các cuộn ruy băng theo chiều dọc, chiều ngang, cờ phướn,… để khách ở xa và xung quanh biết đang diễn ra sự kiện tân gia.
- Khu vực sân khấu: Bố trí sân khấu, công nghệ âm thanh ánh sáng phù hợp, trang trí hai bên sân khấu. Lắp đặt hệ thống báo động điện,…
- Khu vực dưới sân khấu:Chuẩn bị bàn ghế cho khách, pha nước uống, pha trà. nhà vệ sinh sạch sẽ cho khách
Bố trí, đào tạo nhân sự chạy sự kiện
Nhân viên từng khu vực và cung cấp đào tạo để tạo điều kiện giám sát và hoàn thành công việc được yêu cầu. Tiến hành đánh giá trước sự kiện sau khi hoàn thành nhiệm vụ.
Trong sự kiện
- Chào mừng: Tại lối vào, bạn sẽ được chào đón bởi nhân viên lễ tân mặc đồng phục và áo dài. Trang trí hoa tại quầy lễ tân và hướng dẫn nhận phòng. Mời khách của bạn đến dự tiệc trà trong khi bạn chờ buổi lễ và đặt họ vào vị trí ngồi thích hợp.
- Tiết mục mở đầu: Màn trình diễn mở màn nhằm ổn định lượng khán giả và thu hút sự chú ý của khách mời. Tiếng trống Taiko và điệu múa lân làm tăng thêm không khí của buổi lễ. Người dẫn chương trình giới thiệu các đại biểu chủ chốt và khách mời tham dự buổi lễ.
- Mời đại diện doanh nghiệp phát biểu khai mạc buổi lễ.
- Lễ cắt băng khai trương: Tại buổi lễ tân, thiết bị cắt băng khánh thành đã được mang lên sân khấu, và tại phần MC, các quan chức công ty và khách mời đã được dự lễ cắt băng khai trương, mở đầu thành công. Pháo điện và pháo nổ cùng lúc khiến lễ cắt băng thêm phần ấn tượng.
- Tham quan nhà máy: Đại diện công ty hướng dẫn khách tham quan nhà máy và xí nghiệp. Múa lân sư rồng mang lại may mắn.
- Nghệ thuật: Những tiết mục sôi động đã làm sôi động không khí của chương trình.
- Kết thúc buổi lễ: Chào tạm biệt khách và trao quà (nếu có).
Sau sự kiện
Tháo dỡ thiết bị và cất đi cho sự kiện.
Bee Event cung cấp dịch vụ tổ chức lễ khánh thành trọn gói
Bee Event cam kết mang đến cho khách hàng những dịch vụ và trải nghiệm hoàn hảo, cung cấp đầy đủ hệ thống cơ sở vật chất, đội ngũ nhân viên… chuyên nghiệp từ khâu lên ý tưởng, tổ chức sản xuất đến đào tạo. Trước, trong và sau hội chợ, sự kiện nào cũng để lại ấn tượng đặc biệt đối với người tham dự.
Công ty tổ chức sự kiện Bee Event chuyên nắm bắt nhu cầu thực tế hiện nay, cung cấp dịch vụ tổ chức lễ khánh thành trọn gói chuyên nghiệp, sáng tạo ý tưởng và theo xu hướng đương đại của xã hội nhằm đáp ứng mục đích và yêu cầu của khách hàng.
- Miễn phí tư vấn, giải đáp thắc mắc của bạn
- Chúng tôi cung cấp các kịch bản và bài phát biểu miễn phí cho các đại diện doanh nghiệp và tập đoàn, cung cấp một dịch vụ độc đáo khác biệt với Châu Á.
- Cung cấp ca sĩ, nhóm múa, ban nhạc tổ chức chương trình khánh thành trọn gói.
- Cung Cấp Mc, Pg Kinh Nghiệm Và Lễ Tân Chuyên Nghiệp Tại Các Sự Kiện Lớn
- Đối với mỗi buổi lễ, chúng tôi cung cấp các thiết bị sự kiện phù hợp và chi tiết bao gồm nhà lều, bàn ghế, hệ thống âm thanh, ánh sáng…
- Để đảm bảo một buổi lễ thành công, hãy chuẩn bị sẵn nhân viên để ứng biến trong trường hợp xảy ra sự cố.
Chuẩn bị phương án dự phòng trong trường hợp có sự cố xảy ra để tránh gián đoạn chương trình.
Liên hệ ngay với BeeEvent để nhận được những ưu đãi tốt nhất ngay bây giờ:
- Số Điện Thoại: (+84) 901 731 731
- Thiết Bị Sự Kiện: (+84) 966 795 579
- Văn phòng giao dịch tại Bình Dương: 583 Phạm Ngọc Thạch, p.Phú Mỹ, TP. Thủ Dầu Một, Bình Dương
- Hoặc Hồ Chí Minh: Lầu 12, Tòa nhà Lapen, 99 Nguyễn Thị Minh Khai, p. Bến Thành, Quận 1, TP.Hồ Chí Minh
- Email : hien.phan@bee-event.vn
- WebSite : https://bee-event.vn/
- Facebook: https://www.facebook.com/beeevent.sukienbd
