Agenda sự kiện là một thuật ngữ tiếng Anh được sử dụng rộng rãi bởi hầu hết các doanh nghiệp và thường được sử dụng khi dịch vụ tổ chức sự kiện, hội thảo, hội nghị và các buổi lễ khác.
Vậy chương trình nghị sự là gì, trong bài viết tiếp theo tôi sẽ giải thích bản chất của chương trình nghị sự và giới thiệu đến bạn cuốn sách về cách lập chương trình nghị sự hoàn hảo nhất giúp bạn ghi điểm trong mắt ban lãnh đạo và đồng nghiệp.
Agenda là gì?
Agenda sự kiện có nghĩa là thứ tự công việc, kế hoạch làm việc hoặc chương trình nghị sự. Trong các trường hợp khác, thuật ngữ này cũng có thể có nghĩa là nhật ký công việc hoặc nhật ký hàng ngày của một người.
Agenda sự kiện hay còn gọi là nhật ký công tác, chương trình nghị sự, bao gồm những công việc cần phải làm cũng như các kế hoạch làm việc. Tài liệu này sử dụng để ghi lại các quá trình thảo luận của các thành phần tham dự một cách ngắn gọn, dễ hiểu và đầy đủ nhất.
Đơn giản hơn, Agenda sự kiện là một thuật ngữ thường được sử dụng phổ biến trong lĩnh vực kinh tế, cụ thể là những vấn đề phát sinh cần phải giải quyết ngay trong các cuộc họp hoặc hội nghị.
Dưới đây là một số ví dụ khi sử dụng thuật ngữ, giúp bạn dễ hiểu hơn “Agenda là gì? “:
- Environmental Agenda mang nghĩa là chương trình nghị sự môi trường.
- Feminist Agenda đây là chương trình nghị sự nữ quyền.
- Meeting Agenda Title – Nghĩa là tiêu đề của một cuộc họp.
- My Agenda vô cùng gần gũi đó là nhật ký của tôi.
- Tổ chức event Agenda đơn giản là chương trình sự kiện.
Đừng nhầm lẫn agenda với các từ sau
Dựa vào những khái niệm trên, chúng ta hẳn đã có một số hiểu biết về chương trình nghị sự là gì, nhưng chúng ta cũng cần biết cách phân biệt nó với nhiều từ đồng nghĩa khác, điều này rất khó và đối với nhiều người rất dễ nhầm lẫn. Bee Event cung cấp một số từ có nghĩa tương tự như Agenda để giúp bạn phân biệt giữa chúng.
- Schedule: Thường được hiểu là một lịch trình, có nghĩa tương đương với mẫu Agenda.
- Diary là danh từ mang ý nghĩa sổ nhật ký ghi chép hằng ngày. Nội dung bên trong sẽ bao gồm ngày tháng năm cùng với khoảng trống khác để bạn ghi chú thêm.
- Timetable: Thuật ngữ này không khác Agenda bao nhiêu, nhưng Timetable thường chỉ nói đến một khoảng thời gian trên đó.
Thuật ngữ Agenda có nhiều từ đồng nghĩa khác, bao gồm: program-chương-trình, plan-kế-hoạch, summary-tóm tắt, memo-memo, scheme-sơ đồ, cruise-hành-trình, calendar-lịch, v.v.
Các yếu tố cần có trong một agenda
Một agenda đầy đủ và đẹp mắt thể hiện sự chuyên nghiệp trong khâu chuẩn bị. Hơn nữa, người đọc có thể dễ dàng hiểu và làm theo, giúp cho việc quản lý công việc trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Các mục nên được đưa vào chương trình nghị sự là:
Tiêu đề cuộc họp
Tiêu đề của mẫu chương trình nghị sự là gì và nó nên như thế nào Tiêu đề nên được đặt ở phần đầu của phần nội dung và phải dễ hiểu, ngắn gọn và súc tích nhất có thể mà vẫn phản ánh được nội dung chính của cuộc họp cần để làm điều đó. Chính xác hơn, với ai và về chủ đề gì.
Hãy nhớ rằng bạn nên chọn phông chữ cho tiêu đề sắc nét và dễ đọc hơn so với phần còn lại của văn bản.
Thời gian, địa điểm và thành phần tham dự
Đây là những mục tiếp theo trong Agenda và nên được liệt kê trực tiếp dưới các tiêu đề trong biên bản cuộc họp. Mọi thứ nên được viết ra một cách chi tiết để bạn có thể dễ dàng theo dõi diễn biến của quá trình hay công việc sau này, và trên hết, bạn sẽ không gặp khó khăn khi tìm kiếm.
Biểu mẫu chương trình nghị sự nên nêu rõ ngày và tháng của cuộc họp và cho biết chính xác địa điểm, tòa nhà, số phòng, số tầng, v.v.
Giải đáp câu hỏi “Who – Where – When” trong phần đầu
Sau khi đặt tiêu đề, viết văn bản, để lại một dòng. Vai trò của phần này là giúp người đọc biết thời gian, địa điểm và những người tham dự được mời. Hãy cẩn thận để không bao gồm thông tin không liên quan đến các chủ đề được thảo luận tại cuộc họp.
Lý do bởi nó khiến cho Agenda dài dòng, không chuyên nghiệp. Dưới đây sẽ là nội dung chi tiết quý độc giả có thể tô đậm những mục này trong bản chương trình cuộc họp:
- Thời gian diễn ra – Ngày và giờ: Bạn có thể gộp chúng cùng một ô hoặc chia ra thành hai phần thông tin phân biệt. Tùy vào phong cách trình bày bố cục của từng người, vấn đề này hoàn toàn linh động được.
- Địa điểm diễn ra cuộc họp: Người tạo Agenda điền đầy đủ, chính xác nơi sẽ diễn ra. Tuy nhiên, bạn không nên viết chung chung như địa chỉ trụ sở, head office hay văn phòng của doanh nghiệp. Thay vào đó là số phòng họp, nơi diễn ra cuộc thảo luận đó.
- Thành phần tham dự: Để thuận lợi phân biệt những người bạn chưa biết, tốt nhất nên ghi cả tên kèm với chức danh của họ..
- Cá nhân đặc biệt: Đối tượng này là người diễn thuyết, nhà lãnh đạo, đối tác cao cấp,…
Nội dung chương trình
Nội dung Agenda được chia thành các phần cụ thể, sắp xếp theo trình tự thời gian cụ thể, ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng. Sau đó, thêm tên của những người tham dự có trách nhiệm để ngăn họ rời khỏi cuộc họp giữa chừng, đồng thời nâng cao trách nhiệm giải trình và sự tập trung của họ.
Một điều nữa cần lưu ý khi ước tính thời gian cho mỗi chủ đề thảo luận dựa trên thời lượng: giới thiệu chủ đề cuộc họp, trả lời câu hỏi, giải quyết và thuyết phục các quan điểm khác nhau. Chúng tôi sẽ đề xuất một số giải pháp và sau khi thảo luận và ra quyết định hoàn tất, cuối cùng chúng tôi sẽ tạo ra một kế hoạch hành động.
Ước tính giúp bạn phân bổ thời gian chính xác và làm cho các cuộc họp hiệu quả và năng suất hơn.
Cách xây dựng một agenda cho cuộc họp thành công
Tham gia một cuộc họp mà không chuẩn bị trước có thể gây ra vấn đề và lãng phí thời gian của nhóm bạn. Những vấn đề này được gây ra bởi các chương trình nghị sự được thiết lập kém.
Một chương trình nghị sự hiệu quả đặt ra những kỳ vọng rõ ràng về những gì cần diễn ra tại cuộc họp. Điều này giúp các thành viên trong nhóm chuẩn bị sẵn sàng, quản lý thời gian của họ một cách khôn ngoan, nhanh chóng thu hút mọi người quan tâm đến cùng một chủ đề và biết khi nào cuộc thảo luận có thể kết thúc.
Cho dù bạn tổ chức một cuộc họp ngắn hay cuộc họp kéo dài cả ngày, bạn có thể sử dụng các bước sau để hỗ trợ chương trình làm việc của mình.
Xác định mục đích của cuộc họp
Khi bạn bắt đầu làm việc hướng tới mục tiêu của mình, hãy đảm bảo rằng mục đích của cuộc họp rõ ràng và các nhiệm vụ bạn muốn đề cập có liên quan đến mục tiêu của bạn.
Để làm cho cuộc họp hiệu quả nhất có thể, hãy đảm bảo đặt ra các mục tiêu có thể đạt được.
Ví dụ:
Mục tiêu của cuộc họp là thông qua ngân sách quảng cáo hàng tháng của công ty, mục tiêu này dễ đạt được hơn mục tiêu tổng thể là cải thiện chi tiêu, và chi tiết hơn và “có thể” hơn mục tiêu lớn. Theo khả năng của tôi và điều kiện của công ty.
Hỏi ý kiến người tham dự về vấn đề họ muốn thảo luận
Nếu bạn muốn giữ cho những người được mời bận rộn trong suốt cuộc họp, hãy nói chuyện với họ trước để đảm bảo cuộc họp đáp ứng nhu cầu của họ. Bạn có thể yêu cầu họ đề xuất các chủ đề bạn muốn đề cập hoặc các câu hỏi bạn cần trả lời.
Sau khi tạo danh sách các ý tưởng từ những người tham dự, bạn có thể xem lại và quyết định những mục cần đưa vào.
Liệt kê câu hỏi bạn muốn giải đáp
Khi bạn đã xác định được mục tiêu cuộc họp của mình và có ý tưởng về các chủ đề bạn muốn trình bày, hãy liệt kê các câu hỏi đã được trả lời trong cuộc họp. Một số chương trình nghị sự chỉ là một danh sách các chủ đề trong một câu. Ví dụ: “Hàng cho thuê”.
Tuy nhiên, việc tổ chức các vấn đề dưới dạng câu hỏi giúp làm rõ mục đích của từng danh mục trong mẫu chương trình nghị sự. Ví dụ, bạn có thể viết, “Trong những trường hợp nào tôi nên cân nhắc thuê hơn là mua thiết bị?”
Những lời nhắc này khuyến khích thảo luận và đảm bảo rằng bạn thu thập tất cả thông tin cần thiết cho mỗi chủ đề chương trình nghị sự (sự kiện chương trình nghị sự).
Xác định mục đích của mỗi nhiệm vụ
Mỗi nhiệm vụ cần được hoàn thành trong một cuộc họp nên có một mục đích. Thường có 3 mục đích chính: chia sẻ thông tin, xác định nguyên nhân của vấn đề hoặc đưa ra quyết định. Khi bạn xem lại chương trình nghị sự, hãy viết ra mục đích của từng nhiệm vụ.
Bước này giúp những người tham gia cuộc họp biết khi nào họ cần đóng góp và khi nào họ cần đưa ra quyết định.
Xác định người dẫn dắt cho mỗi chủ đề
Có thể để một người nào đó không phải là trưởng nhóm dẫn dắt cuộc thảo luận về chương trình họp. Nếu bạn dự định nhờ người khác điều hành cuộc họp cho nhóm của mình, bạn có thể xác định cuộc họp dựa trên chủ đề công việc của người đó.
Quy trình này đảm bảo rằng cuộc họp diễn ra suôn sẻ và mọi người đều có trách nhiệm với nhiệm vụ của mình.
Ước tính thời gian thảo luận mỗi vấn đề
Sau đó ước tính lượng thời gian bạn sẽ dành cho mỗi nhiệm vụ. Agenda phần này của cho phép đủ thời gian để bao gồm tất cả các chủ đề được lên kế hoạch cho hội nghị. Nó cũng giúp người tham dự tham khảo các nhận xét và câu hỏi cũng như điều chỉnh cho phù hợp với thời gian của họ.
Tối ưu hóa dòng thời gian của bạn bằng cách dành nhiều thời gian hơn cho các chủ đề có thể mất nhiều thời gian hơn để thảo luận hoặc bằng cách đưa các danh mục có mức độ ưu tiên cao vào các cuộc thảo luận của bạn để đảm bảo tất cả các vấn đề quan trọng đều được giải quyết.
Nếu cuộc họp của bạn bận rộn, hãy giới hạn thời gian cho các chủ đề cụ thể để hợp lý hóa các cuộc trò chuyện, khuyến khích đưa ra quyết định nhanh chóng khi cần thiết và thậm chí giữ cho cuộc họp của bạn đúng tiến độ.
Tổng kết lại cuộc họp
Dành thời gian để đánh giá và hoàn thành mỗi đánh giá. Điều này sẽ giúp người tham dự hiểu rõ hơn về các quyết định họ đưa ra và thông tin được thảo luận, cho phép họ thực hiện các hành động cần thiết sau cuộc họp.
Trong quá trình đánh giá, bạn và những người tham dự cuộc họp cũng nên suy nghĩ về những gì đã diễn ra tốt đẹp trong cuộc họp và những gì cần cải thiện. Dành vài phút để suy ngẫm về những câu hỏi này sẽ giúp cuộc họp tiếp theo của bạn trở nên hiệu quả hơn.
Lời kết
Nội dung trên do Bee công ty tổ chức sự kiện tại bình dương cung cấp cung cấp nhằm củng cố kiến thức của bạn về các khái niệm Agenda và cung cấp các bước để đưa vào thực tế một phiên bản Agenda hoàn chỉnh và chuyên nghiệp.
Đừng quên truy cập Bee để biết thêm nhiều thông tin hữu ích và tìm được công việc phù hợp.
