Event”,”sự kiện“, “tổ chức event” là những từ ngữ đã trở nên rất quen thuộc đối với cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp. Tuy nhiên để có thể tổ chức thành công một event thì chúng ta cần hiểu rõ hơn về nó. Bài viết sau đây  BEE EVENT dành riêng cho bạn để tìm hiểu về event là gì cùng một số thông tin quan trọng khác về cách tổ chức event hiệu quả.

Tổ chức event tại BEE EVENT

Trong số các hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức event luôn đóng vai trò quan trọng hàng đầu. Tuy nhiên muốn sự kiện thành công cần rất nhiều thời gian, công sức, ý tưởng cũng như trang thiết bị… và chắc chắn không phải điều dễ dàng.BEE EVENT là một trong những công ty hàng đầu về tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo với hơn 13 năm kinh nghiệm hoạt động đảm bảo sẽ giúp cho công việc thực hiện sự kiện dễ dàng hơn bao giờ hết!

Tổ chức event là gì

Event là thuật ngữ tiếng Anh, được định nghĩa theo từ điển tiếng Việt có nghĩa là sự kiện. Sự kiện là những hoạt động quy tụ các số lượng lớn người tham gia tại một địa điểm, thời gian  và truyền đạt một thông điệp cụ thể.

Trong Marketing, Event được định nghĩa là những hoạt động Marketing liên quan đến những sự kiện mang tính giáo dục, quảng bá sản phẩm hay định vị ưu thế của sản phẩm, thương hiệu trên thị trường.

Khi nói tới event chúng ta thường nhắc đến sự kiện, quảng cáo Bình Dương vậy tổ chức event là gì? Sự kiện chính là cụm từ được dịch ra bởi từ event hay nói cách khác sự kiện và event là một và có ý nghĩa giống nhau.

Event organizer là gì? là người tổ chức sự kiện, tổ chức ra những hoạt động event

Event executive là gì? là điều hành sự kiện người làm công tác này có trách nhiệm quản lý, sắp xếp và định hướng các công việc đi theo kế hoạch đã thống nhất.

Event management là gì? có nghĩa là quản lý sự kiện là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một chương trình, sự kiện diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc. Bắt đầu bằng việc lên ý tưởng, kịch bản, thiết kế, thi công và tổ chức.

Ý tưởng tổ chức event

Theo tiếng Anh, ý tưởng tổ chức event bao hàm nhiều lĩnh vực rộng rãi như:

Bussiness event: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh

Corporate events: Các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, ví dụ: lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty, hội nghị khách hàng…

Fundraising events: Sự kiện nhằm mục đích gây quỹ

Exhibitions: Triển lãm

Trade fairs: Hội chợ thương mại

Entertainment events: Sự kiện mang tính chất giải trí

Concerts/live performances: Hoà nhạc, biểu diễn trực tiếp

Festive events: Lễ hội, liên hoan

Government events: Sự kiện của các cơ quan nhà nước

Meetings: Họp hành, gặp giao lưu

Seminars: Hội thảo chuyên đề

Workshops: Bán hàng

Conferences: Hội thảo

Conventions: Hội nghị

Social and cultural events: Sự kiện về văn hoá, xã hội

Sporting events: Sự kiện trong lĩnh vực thể thao

Marketing events: Sự kiện liên quan tới marketing

Promotional events: Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại

Brand and product launches: Sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…

Tổ chức event như thế nào

Event trong doanh nghiệp

Loại hình event này bao gồm các hội thảo, hội nghị, lễ khai trương, khánh thành, cuộc họp cổ đông…Những tổ chức event như thế nào trong doanh nghiệp thường mang tính chất nội bộ tuy nhiên những hình ảnh của nó góp phần quảng cáo cho thương hiệu tạo nên những dấu ấn, hình tượng đẹp đối với công chúng.

Đó là lý do vì sao mà các doanh nghiệp rất chú trọng đầu tư để tổ chức các event mang tính chuyên nghiệp.

Event của khách hàng

Đó là các buổi giới thiệu sản phẩm, họp báo, tri ân…nhằm mục đích marketing cho doanh nghiệp. Tính chất của sự kiện này mang tính truyền thông rộng rãi và hướng tới đối tượng là khách hàng. Do đó để tạo nên một event thành công đạt hiệu quả tốt cần kết hợp nhiều yếu tố như quảng cáo, truyền thông, khuyến mại tặng quà cho khách hàng tham gia sự kiện…

Event phi lợi nhuận

Event phi lợi nhuận chính là các buổi tổ chức từ thiện, kêu gọi quyên góp giúp đỡ, các lễ hội…Mục đích của các sự kiện này khơi dậy lòng nhân ái của mọi người để giúp đỡ những đối tượng có hoàn cảnh khó khăn, những người kém may mắn…

Kế hoạch tổ chức event

Công ty event marketing

Event bây giờ khong6 còn là khái niệm mới mẻ đối  bạn nữa rồi. Trong cuộc sống hàng ngày cũng như trên những dụng cụ thông báo, bạn đều thường xuyên nghe nói đến thuật ngữ này. Event là 1 công cụ đắc lực và hiệu quả trong hoạt động marketing. Vậy bạn mang muốn Tìm hiểu chi tiết hơn về công ty event marketing không? một người tổ chức event giỏi thì cần phải làm các gì?

Công ty event marketing

Event của quý khách là các hoạt động gì? đấy là những buổi ra mắt sản phẩm, họp báo, tri ân,… nhằm mục đích marketing cho đơn vịtính chất của sự kiện này sở hữu tính truyền thông rộng rãi và hướng tới đối tượng là người dùngvì thế, để tạo nên 1 event thành công đạt hiệu quả tốt cần hài hòa đa dạng nguyên tố như quảng bá, truyền thông, khuyến mại, tặng quà cho quý khách lúc tham dự sự kiện,..

Công ty tổ chức event

Công ty tổ chức event của chúng tôi luôn luôn đổi mới, sáng tạo và khác biệt là những giá trị cốt lõi mà chúng tôi đem đến khách hàng của mình. “Gửi trọn niềm tin” là những gì mà chúng tôi tổ chức các chương trình sự kiện, hội thảo, hội nghị, khai trương, lễ động thổ hay các buổi tiệc theo chủ đề, các chương trình ấn tượng, biểu diễn chuyên nghiệp, ấn tượng.
Chúng tôi tự hào là một đội ngũ trẻ nhưng dày dặn kinh nghiệm, sáng tạo. Chúng tôi không chỉ đem lại cho khách hàng sản phẩm tốt nhất mà còn là sản phẩm hiệu quả nhất.

Địa điểm tổ chức event tphcm

Để tổ chức sự kiện, bạn có rất nhiều sự lựa chọn về các loại địa điểm, mỗi nơi đều có những tiện ích nổi bật riêng. Nhằm giúp bạn có cái nhìn tổng quát nhất về từng loại địa điểm, Bee event tổng hợp bảng sau:

Loại địa điểm Điểm nổi bật Điểm lưu ý
Khách sạn, resort
  • Đây là loại địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp với không gian sang trọng
  • Thường ở vị trí thuận tiện (trong trung tâm)
  • Đáp ứng được yêu cầu của nhiều nội dung hoạt động sự kiện
  • Một số dịch vụ sẽ được khách sạn phục vụ miễn phí
  • Có thể gây bất tiện cho khách tham dự bởi vì có nhiều khách sạn không có lối đi và khu riêng dành cho hội thảo, hội nghị.
  • Sức chứa khoảng dưới 1000 người
Trung tâm hội nghị thông thường
  • Là địa điểm chuyên dùng để tổ chức hội nghị nên phong cách làm việc nhanh chóng, chuyên nghiệp
  • Không gian rộng, thích hợp để tổ chức các sự kiện có người tham dự lớn như: ngày hội tư vấn việc làm, tuyển sinh, trưng bày các triển lãm về cây cảnh,…
  • Không có dịch vụ miễn phí, mọi hoạt động đều phải thanh toán tiền
  • Nhiều trang thiết bị thiếu, nhà tổ chức sự kiện phải tự mình mua sắm bổ sung kể cả những thứ nhỏ nhất
Các nhà hát,
trung tâm triển lãm
  • Là địa điểm thích hợp để tổ chức các sự kiện văn hóa
  • Phong cách làm việc của họ cũng tương đối chuyên nghiệp trong việc tổ chức các sự kiện
  • Cần lưu ý đến các vấn đề chỗ ngồi, cánh gà, các thiết bị âm thanh
  • Một số trung tâm triểm lãm nhỏ có thể không ở trung tâm và hơi khó tiện, bất tiện cho khách di chuyển
Trung tâm chuyên
tổ chức sự kiện
  • Tổ chức sự kiện ở đây thường sẽ có đội ngũ giúp bạn lên kế hoạch, lên ý tưởng chi tiết cho sự kiện
  • Các trung tâm này phù hợp nếu bạn cần tổ chức tiệc cưới, prom…
Chi phí cho việc tổ chức sự kiện ở đây tương đối lớn.
Co-working space
  • Chi phí để thuê những nơi này tương đối rẻ
  • Phù hợp để tổ chức hội nghị/hội thảo nhỏ, tọa đàm, talkshow,…
  • Trang thiết bị có thể chưa được đầy đủ, bạn cần kiểm tra kỹ các vấn đề về thiết bị
  • Một số địa điểm gây khó khăn trong việc tìm đường đến
  • Sức chứa thường không lớn, khoảng dưới 200 người
Nhà hàng,
quán cafe
  • Có thể có nhiều không gian ngoài trời thoáng đãng
  • Mức giá tương đối rẻ
  • Các món ăn phong phú
  • Phù hợp để tổ chức tiệc cuối năm cho công ty, buổi offline, sự kiện cho sinh viên,…
  • Loại địa điểm này hợp với những sự kiện gần gũi, ấm áp hơn là mang tính sang trọng
  • Sức chứa khoảng dưới 500 người

Cách thức những điều cần lưu ý khi tổ chức

Tổ chức event ngoài trời

Thông thường thì khi tổ chức một sự kiện giới thiệu sản phẩm, hợp báo hoặc là lễ trao giải thường,… thì các doanh nghiệp thường sẽ nhắm tới những tiêu chuẩn sao của khách sạn, nơi mà tổ chức event. Khách sạn càng nhiều sao thì lại càng được ưu tiên, bởi tại đây sẽ được tối ưu về điều kiện tổ chức, tiện nghi cũng như là phục vụ… Nhưng những khách sạn cho dù là có nhiều sao thì sức chứa cũng chỉ khoảng từ 300 cho tới 400 người. Bạn cần công ty tổ chức sự kiện tại Bình Dương liên hệ với BEE EVENT qua sđt: 0901 731 731 – 0966 795 579.

Có nhiều doanh nghiệp phải ngỡ ngàng khi làm chương trình với tính chất là giao lưu cộng đồng ở những sân vận động, câu lạc bộ hay là nhà thi đấu,… Với hệ thống máy lạnh hoạt động kém, ánh sáng và âm thanh thì cập chờn, vấn đề về an ninh cũng không được thắt chặt,…  Có nhưng nơi thì lại không còn có cả thời gian để dàn dững cũng như là chạy thử chương trình, bởi vì tiền thuê địa điểm lại được tín bằng thời gian diễn ra sự kiện. Nếu như muốn event diễn ra thuận lợi thì các doanh nghiệp sẽ phải chi trả thêm một khoản dành cho thời gian dàn dựng cũng như là diễn tập.

Kinh nghiệm tổ chức event

Mục đích của sự kiện chính là những kết quả mà nhà đầu tư và nhà tổ chức có kinh nghiệm tổ chức event định ra nhằm phấn đấu đạt được trong quá trình thực hiện sự kiện đó. Thông thường một sự kiện thường hướng đến 3 mục đích chính sau:

  • Nhằm hỗ trợ cho các chiến dịch truyền thông xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của nhà đầu tư.
  • Giúp cải thiện hoặc làm thay đổi nhận thức của công chúng đối với thương hiệu hay nhãn hiệu của nhà đầu tư.
  • Phát triển tối đa những hiệu ứng truyền thông nhằm chạm đến cảm xúc của khách hàng mục tiêu.

Ngoài ra, tổ chức sự kiện còn nhằm các mục tiêu khác như hỗ trợ bán hàng, triển khai các chính sách kênh phân phối và quảng cáo trực tiếp sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của chủ đầu tư.

Kinh nghiệm tổ chức event

Kế hoạch tổ chức event

Bạn sẽ không thể đạt được mục đích truyền tải kế hoạch tổ chức event thông điệp nếu không quảng bá sự kiện tới công chúng. Tùy vào loại hình và mục đích cụ thể của từng sự kiện mà bạn sẽ có kế hoạch quảng bá khác nhau. Các kênh quảng bá được các doanh nghiệp ưa thích lựa chọn hiện nay là:

  • Quảng cáo trên mạng xã hội: facebook, instagram, zalo…
  • Tiếp thị qua email, báo điện tử
  • Tiếp thị qua áp phích, tờ rơi
  • Quảng cáo qua các phương tiện thông tin đại chúng: truyền hình, báo chí…

Kế hoạch quảng bá tốt sẽ giúp doanh nghiệp thu hút đồng thời tạo thiện cảm với các đối tượng khách mời.

Tổ chức event online

Sự kiện trực tuyến hay còn gọi là tổ chức event online (virtual event), là một loại hình sự kiện mà khách sẽ không tới trực tiếp địa điểm mà sẽ tương tác với nhau thông qua công nghệ như điện thoại, TV, latop, tất cả sẽ kết nối với nhau thông qua môi trường ảo, một nền tảng trực tuyến.

Đối với event online, không nhất thiết phải livestream trực tiếp 100% mà còn có thể lồng ghép, dàn dựng các video có sẵn vào sự kiện. Khu vực tổ chức bản chất sẽ chỉ có sân khấu, hệ thống âm thanh vừa phải, hệ thống ánh sáng, và xung quanh là các hệ thống thu phát để người xem thông qua màn hình có thể cảm nhận chân thực và rõ nét nhất có thể.

Tổ chức event online

Quy trình tổ chức event

Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện

  • Tìm hiểu về nguyện vọng của đơn vị tổ chức sự kiện về loại hình sự kiện mà họ muốn quy trình tổ chức event.
  • Nghiên cứu các yếu tố có thể tác động đến sự kiện như : mục tiêu, ngân sách, nhân sự, các yếu tố ngoại cảnh.
  • Lên ý tưởng và lập kế hoạch cụ thể cho sự kiện, lựa chọn địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện, quy trình diễn ra sự kiện.
  • Đề ra các phương án dự phòng cho sự kiện.

Giai đoạn thực hiện sự kiện

  • Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện.
  • Tổ chức quản lý và điều hành các diễn biến chính của sự kiện.
  • Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện.
  • Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện.

Kết thúc sự kiện

Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện bao gồm:

  • Xúc tiến và quảng bá sự kiện.
  • Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện.
  • Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện.
  • Chăm sóc khách hàng

BEE EVENT cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp trọn gói bao gồm:

  • Lên ý tưởng kịch bản chương trình
  • Xin giấy phép tổ chức
  • Địa điểm tổ chức
  • Trang thiết bị
  • Nhân sự phục vụ
  • Truyền thông, quảng cáo

Liên hệ:

Email: hien.phan@bee-event.vn

Tel: 0901 731 731 – 0966 795 579

 

4.1/5 - (30 bình chọn)

Tổ chức event là gì ? - Quy trình tổ chức sự kiện thành công