“Event”,”sự kiện“, “tổ chức event” là những từ ngữ đã trở nên rất quen thuộc đối với cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp. Tuy nhiên để có thể tổ chức thành công một event thì chúng ta cần hiểu rõ hơn về nó. Bài viết sau đây BEE EVENT dành riêng cho bạn để tìm hiểu về event là gì cùng một số thông tin quan trọng khác về cách tổ chức event hiệu quả.
Tổ chức event tại BEE EVENT
Trong số các hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức event luôn đóng vai trò quan trọng hàng đầu. Tuy nhiên muốn sự kiện thành công cần rất nhiều thời gian, công sức, ý tưởng cũng như trang thiết bị… và chắc chắn không phải điều dễ dàng.BEE EVENT là một trong những công ty hàng đầu về tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo với hơn 13 năm kinh nghiệm hoạt động đảm bảo sẽ giúp cho công việc thực hiện sự kiện dễ dàng hơn bao giờ hết!
Tổ chức event
Event là thuật ngữ tiếng Anh, được định nghĩa theo từ điển tiếng Việt có nghĩa là sự kiện. Sự kiện là những hoạt động quy tụ các số lượng lớn người tham gia tại một địa điểm, thời gian và truyền đạt một thông điệp cụ thể.
Trong Marketing, Event được định nghĩa là những hoạt động Marketing liên quan đến những sự kiện mang tính giáo dục, quảng bá sản phẩm hay định vị ưu thế của sản phẩm, thương hiệu trên thị trường.
Khi nói tới event chúng ta thường nhắc đến sự kiện, quảng cáo Bình Dương vậy tổ chức event là gì? Sự kiện chính là cụm từ được dịch ra bởi từ event hay nói cách khác sự kiện và event là một và có ý nghĩa giống nhau.
Event organizer là gì? là người tổ chức sự kiện, tổ chức ra những hoạt động event
Event management là gì? có nghĩa là quản lý sự kiện là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một chương trình, sự kiện diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc. Bắt đầu bằng việc lên ý tưởng, kịch bản, thiết kế, thi công và tổ chức.
Tổ chức sự kiện giải trí
Tổ chức sự kiện giải trí có thể hiểu là tất cả những gì có tính chất “điểm tụ” thu hút số đông. Nhằm nói lên một mục đích nào đó của chủ nhân sự việc khi hướng tới đối tượng của họ.
Thành công của một sự kiện dựa trên hai yếu tố: sáng tạo và chuyên nghiệp. Trong đó, tính chuyên nghiệp là phương tiện mạnh nhất giúp xây dựng đẳng cấp thương hiệu. Bởi vì sự sáng tạo là quan trọng để tạo ra sự khác biệt. Nhưng chính sự chuyên nghiệp mới là thứ giúp cho hàng ngàn chi tiết trong một sự kiện vận hành đúng ý đồ tổ chức.
Sự kiện giải trí có thể là:
- Một chương trình live show ca nhạc;
- Một giải đấu Thể thao;
- Một Lễ hội;
- Một buổi Pool Party;
- Một buổi Launching;
- Một game show;
- Chương trình biểu diễn thời trang,…
Dịch vụ event marketing
Event marketing trong doanh nghiệp
Loại hình event này bao gồm các hội thảo, hội nghị, lễ khai trương, khánh thành, cuộc họp cổ đông…Những tổ chức event như thế nào trong doanh nghiệp thường mang tính chất nội bộ tuy nhiên những hình ảnh của nó góp phần quảng cáo cho thương hiệu tạo nên những dấu ấn, hình tượng đẹp đối với công chúng.
Đó là lý do vì sao mà các doanh nghiệp rất chú trọng đầu tư để tổ chức các event mang tính chuyên nghiệp.
Event của khách hàng
Đó là các buổi giới thiệu sản phẩm, họp báo, tri ân…nhằm mục đích marketing cho doanh nghiệp. Tính chất của sự kiện này mang tính truyền thông rộng rãi và hướng tới đối tượng là khách hàng. Do đó để tạo nên một event thành công đạt hiệu quả tốt cần kết hợp nhiều yếu tố như quảng cáo, truyền thông, khuyến mại tặng quà cho khách hàng tham gia sự kiện…
Event phi lợi nhuận
Event phi lợi nhuận chính là các buổi tổ chức từ thiện, kêu gọi quyên góp giúp đỡ, các lễ hội…Mục đích của các sự kiện này khơi dậy lòng nhân ái của mọi người để giúp đỡ những đối tượng có hoàn cảnh khó khăn, những người kém may mắn…
Công ty event marketing
Event bây giờ không còn là khái niệm mới mẻ đối có bạn nữa rồi. Trong cuộc sống hàng ngày cũng như trên những dụng cụ thông báo, bạn đều thường xuyên nghe nói đến thuật ngữ này. Event là 1 công cụ đắc lực và hiệu quả trong hoạt động marketing. Vậy bạn mang muốn Tìm hiểu chi tiết hơn về công ty event marketing không? một người tổ chức event giỏi thì cần phải làm các gì?
Event của quý khách là các hoạt động gì? đấy là những buổi ra mắt sản phẩm, họp báo, tri ân,… nhằm mục đích marketing cho đơn vị. tính chất của sự kiện này sở hữu tính truyền thông rộng rãi và hướng tới đối tượng là người dùng. vì thế, để tạo nên 1 event thành công đạt hiệu quả tốt cần hài hòa đa dạng nguyên tố như quảng bá, truyền thông, khuyến mại, tặng quà cho quý khách lúc tham dự sự kiện,..
Event executive là gì
Event executive là gì? là điều hành sự kiện người làm công tác này có trách nhiệm quản lý, sắp xếp và định hướng các công việc đi theo kế hoạch đã thống nhất.
Chắc hẳn bạn đã nghe rất nhiều về cụm từ “Event executive”, đặc biệt là trong ngành giải trí. Được hiểu theo nghĩa tiếng Việt thì event executive là nhân viên tổ chức sự kiện.
Những người này sẽ có trách nhiệm lập kế hoạch và tổ chức sự kiện. Đồng thời, họ cũng cần đảm bảo chương trình chạy theo đúng kế hoạch, hạn chế tối đa rủi ro xảy ra trong quá trình sự kiện diễn ra.
Tổ chức sự kiện trong tiếng anh
Tổ chức sự kiện dịch sang tiếng anh có nghĩa là: event management hoặc event organization.
event manager: người tổ chức sự kiện (quản lý sự kiện)
Hoặc có thể sử dụng:
Plan an event: Lên kế hoạch tổ chức sự kiện
Event planner: Người lên kế hoạch tổ chức sự kiện
Event company: công ty sự kiện
Hoặc Event organization company cũng có nghĩa là công ty tổ chức sự kiện
Event management: quản lý sự kiện
Event management company: công ty tổ chức sự kiện
Event organizer: nhân viên tổ chức sự kiện
Event executive: điều hành sự kiện
Cách thức những điều cần lưu ý khi tổ chức
Đi event là gì
Thông thường thì khi tổ chức một sự kiện giới thiệu sản phẩm, hợp báo hoặc là lễ trao giải thường,… thì các doanh nghiệp thường sẽ nhắm tới những tiêu chuẩn sao của khách sạn, nơi mà tổ chức event. Khách sạn càng nhiều sao thì lại càng được ưu tiên, bởi tại đây sẽ được tối ưu về điều kiện tổ chức, tiện nghi cũng như là phục vụ… Nhưng những khách sạn cho dù là có nhiều sao thì sức chứa cũng chỉ khoảng từ 300 cho tới 400 người. Bạn cần công ty tổ chức sự kiện tại Bình Dương liên hệ với BEE EVENT qua sđt: 0901 731 731 – 0966 795 579.
Có nhiều doanh nghiệp phải ngỡ ngàng khi làm chương trình với tính chất là giao lưu cộng đồng ở những sân vận động, câu lạc bộ hay là nhà thi đấu,… Với hệ thống máy lạnh hoạt động kém, ánh sáng và âm thanh thì cập chờn, vấn đề về an ninh cũng không được thắt chặt,… Có nhưng nơi thì lại không còn có cả thời gian để dàn dững cũng như là chạy thử chương trình, bởi vì tiền thuê địa điểm lại được tín bằng thời gian diễn ra sự kiện. Nếu như muốn event diễn ra thuận lợi thì các doanh nghiệp sẽ phải chi trả thêm một khoản dành cho thời gian dàn dựng cũng như là diễn tập.
Quy trình tổ chức sự kiện
Là một trong những siêu thị vượt trội trong Ngành tổ chức sự kiện. BEE EVENT có thời cơ được làm việc với rộng rãi thương hiệu lớn. Do đó đúc kết ra được 1 quy trình căn bản được chia làm cho những công đoạn sau.
Xác định chủ đề sự kiện
Trước tiên, quý công ty nên xác định rõ mục đích của buổi tổ chức sự kiện này, đưa ra những chi tiết bắt buộc thiết sở hữu trong sự kiện căn cứ vào đó quý siêu thị xác định những công việc cần làm cho và buộc phải giải đáp được các câu hỏi sau:
- Quy mô của sự kiện (lễ khai trương, hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm, doanh nghiệp sự kiện sinh nhật…)
- Chủ đề của sự kiện là gì?
- Khách tham gia là ai?
- Địa điểm công ty sự kiện?
- Thông điệp của sự kiện là gì?
- Ngân sách dự trù là bao nhiêu?
Lên ý tưởng tổ chức sự kiện
Trong khâu này, quý siêu thị cần lập những nhóm nhằm mục đích chia đều ra các công việc theo từng mảng càng chi tiết càng giúp sự kiện phát triển thành chuyên nghiệp.
Đặc biệt các bạn buộc phải cân nói ở nhóm lên ý tưởng vì đây sẽ là vong hồn của sự kiện, buộc phải thực sự hiểu rõ dịch vụ, sản phẩm hướng đến để từ đấy làm cho phải kịch bản chương trình khác biệt mang những đối thủ cạnh tranh.
Kế hoạch phân chia nhân sự
Để góp phần làm buộc phải thành công của 1 sự kiện thì luôn đòi hỏi sự nhiều năm kinh nghiệm ở từng lĩnh vực khác nhau như: đồ họa (thiết kế), khoa học (lắp ráp, điều chỉnh âm thanh ánh sáng, các đồ vật sự kiện), quản lý sự kiện, kế toán (ký và thanh toán hợp đồng),…
Do đó trước lúc sự kiện tiến hành thực hiện quý siêu thị cần đề ra danh sách nhân sự thích hợp với từng hạng mục trong sự kiện.
Thực hiện kế hoạch
Dựa vào các khâu đã được lên sẵn trước đó, các bạn bộ phận nhân sự cần thực hiện theo đúng như kế hoạch trước ấy để giảm thiểu xảy ra các điều xảy ra bên cạnh ý muốn.
Mỗi bộ phận phải có nghĩa vụ hoàn thành rẻ công việc của mình được giao, đúng kế hoạch, đúng thời hạn hạn chế sự kiện diễn ra chậm trễ làm tác động tới những bộ phận khác.
Chuẩn bị, dàn dựng
Một sự kiện thường mất khoảng 2 tuần để chuẩn bị và thực hiện bao gồm những hoạt động sau:
- Dựng sân khấu, banner, backdrop, standee
- Đồng phục
- Thuê PG, thuê các thiết bị hỗ trợ sự kiện
- Liên lạc sở hữu những bên ảnh hưởng (Xin giấy phép tổ chức,..)
- Gửi thiệp mời
Ngoài ra, sau khi hoàn thành các bước trên; quý doanh nghiệp nên cho sự kiện chạy thử từ một đến 2 lần trước lúc ngày sự kiện diễn ra để giảm thiểu có những khuyết điểm mà những khâu trong sự kiện còn mắc phải.
Tiến hành sự kiện
Các trưởng bộ phận sẽ điều phối viên chức theo kế hoạch đã đề ra trước đó. Những khi nảy sinh vấn đề không tính dự kiến, phải tập trung mọi người vào một chỗ để cùng giải quyết, ko nên hoạt động riêng lẻ.
Trong suốt quá trình sự kiện diễn ra những trưởng phòng ban luôn thực hiện dựa trên bảng checklist và timeline của chương trình để nhân thể cho việc theo dõi nhân sự công việc đang thực hiện.
Đây là thời điểm kết thúc cho tất cả quá trình. Dù ko còn quá phổ biến công tác nên khiến cho thế nhưng đây là lúc để đa số người nhìn lại
Kết thúc sự kiện
Sau lúc chương trình kết thúc, ekip doanh nghiệp chương trình phải sở hữu nhiệm vụ thu dọn thiết bị trong sự kiện. Bàn giao lại các thứ đã thuê, thu vén nơi tổ chức trả lại hiện trạng ban sơ hạn chế khiến cho mất sự uy tín, sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
Tổ chức họp rút kinh nghiệm
Khi sự kiện kết thúc, các bộ phận buộc phải báo cáo lại hầu hết những công việc đã thực hiện, làm được các gì và ko khiến được những gì song song mỗi phòng ban cần viết lại 1 bản báo cáo trong các quá trình trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện để rút kinh nghiệm cho sự kiện lần sau.
Công ty tổ chức event
BEE EVENT cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp trọn gói bao gồm:
- Lên ý tưởng kịch bản chương trình
- Xin giấy phép tổ chức
- Địa điểm tổ chức
- Trang thiết bị
- Nhân sự phục vụ
- Truyền thông, quảng cáo
Liên hệ:
Email: hien.phan@bee-event.vn
Tel: 0901 731 731 – 0966 795 579
