Tổ chức sự kiện ngoài trời mang lại không gian rộng rãi, dễ dàng xây dựng concept được nhiều công ty, công ty, đơn vị lựa chọn. Sở hữu nhiều lợi ích như vậy nhưng tổ chức sự kiện ngoài trời vẫn tiềm ẩn nhiều rủi ro và khó đạt được thành công nếu người thực hiện không nắm vững những kinh nghiệm Bee event chia sẻ dưới đây.
Tổ chức sự kiện ngoài trời là gì?
Tổ chức sự kiện ngoài trời được hiểu là hoạt động xây dựng ý tưởng nội dung, kịch bản, xây dựng lịch trình chương trình, tính toán chi phí, rủi ro và lập phương án nhân sự, công việc cho một sự kiện diễn ra ngoài trời.
Các sự kiện ngoài trời thường chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố như: kinh phí, mục đích, nội dung, kinh phí, thời tiết và nguồn kinh phí.
Một số loại hình sự kiện phù hợp với sự kiện ngoài trời bao gồm: các chương trình ca nhạc, tiệc tất niên, sinh nhật, khánh thành, tiệc cưới, sinh nhật, kỷ niệm, cắt băng khánh thành, thời trang hay các sự kiện thể thao – văn hóa, teambuilding, làm bảng hiệu quảng cáo tại Bình Dương…
Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời
Để một sự kiện ngoài trời diễn ra thành công bạn phải nắm vững những kinh nghiệm sau:
Lựa chọn địa điểm hợp lý
Để lựa chọn được địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời lý tưởng nhất, các bạn nên cân nhắc các tiêu chí sau:
- Xác định nội dung chính của sự kiện
- Khách mời là ai?
- Số lượng người tham gia được điều chỉnh phù hợp với diện tích và lượng không gian tính bằng m2
- Một số yếu tố khác như: Mức độ an ninh, bãi đậu xe, vị trí và các vấn đề di động.
Chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị
Tổ chức sự kiện ngoài trời thường cần rất nhiều trang thiết bị và cơ sở vật chất như:
- Bệ chịu lực, bạt che nắng mưa, cổng lễ tân, giàn che và hàng rào sân khấu,…
- Backdrop khổ lớn được in tên sự kiện, ngày giờ, đơn vị hỗ trợ,…
- Hệ thống thiết bị âm thanh ánh sáng công suất lớn
- Một số phụ kiện trang trí khác như: áp phích, bảng quảng cáo, thảm, ô,…
Đảm bảo yếu tố về thời tiết
Khi tổ chức sự kiện ngoài trời, các công ty nên hạn chế thực hiện vào những thời điểm có mưa bão lớn để không ảnh hưởng đến khách mời. Tốt hơn hết, sự kiện nên được trang bị hệ thống bạt, áo mưa, dù,… để đối phó với các sự kiện thời tiết bất ngờ.
Chú ý về mặt pháp lý của sự kiện
Hầu hết các sự kiện lớn muốn được “cấp phép” đều phải ký kết hợp đồng pháp lý với cơ quan nhà nước theo quy định. Dưới đây là một số thủ tục mà doanh nghiệp phải giải quyết khi tổ chức sự kiện ngoài trời:
- Hợp đồng thuê ca sĩ, vũ công, MC biểu diễn
- Giấy phép tổ chức địa phương và Thỏa thuận cho thuê không gian tổ chức
- Văn bản hợp đồng về âm thanh ánh sáng, thuê người phụ trách âm thanh ánh sáng
- Một số chứng từ bảo hiểm khác (nếu cần)
Vệ sinh và an ninh cho chương trình
Đối với các sự kiện tổ chức ngoài trời, các công ty phải thuê ngoài đơn vị vệ sinh, an ninh để đảm bảo trật tự, mỹ quan cho buổi lễ. Dù đây chỉ là một chi tiết rất nhỏ nhưng sẽ giúp công ty “tạo ấn tượng tốt” với những vị khách có mặt.
Một số rủi ro phát sinh khi tổ chức sự kiện ngoài trời
Đơn vị tổ chức cần nắm bắt được một số rủi ro, trở ngại có thể phát sinh trong quá trình triển khai sự kiện tiếp theo để có biện pháp xử lý kịp thời.
Thời tiết gây trở ngại
Thường xuyên cập nhật thông tin thời tiết để chọn ngày tổ chức sự kiện và sử dụng thêm bạt, dù che để tránh yếu tố này ảnh hưởng đến sự kiện và làm hư hỏng các thiết bị âm thanh, ánh sáng.
Khách hàng không mời mà đến
Tổ chức sự kiện ngoài trời rất khó tránh khỏi tình trạng luân chuyển người liên tục, thiếu tổ chức. Vì vậy, các công ty nên kiểm soát tình trạng này bằng cách xây dựng cổng và cử người kiểm soát để những kẻ có ý định lợi dụng sự kiện để trộm cắp không thể vào được.
Hỗn loạn, cháy nổ
Ởnhững nơi đông người rất dễ xảy ra hỗn loạn và cháy nổ, nhất là những bữa tiệc có sự “tham gia” của bia rượu. Vì vậy, đơn vị tổ chức phải chuẩn bị kỹ lưỡng lực lượng an ninh, bình chữa cháy để đối phó với tình huống xấu nhất.
Những địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời nổi bật tại Việt Nam
Bình Dương và Hồ Chí Minh đều là “đầu tàu kinh tế” của Việt Nam nên nhu cầu tổ chức event tại hai thành phố này là vô cùng cao. Nếu công ty bạn đang có nhu cầu tổ chức sự kiện tại Bình Dương và TP.HCM mà chưa chọn được địa điểm tổ chức phù hợp, hãy tham khảo những gợi ý sau:
Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời ở Bình Dương
Top 5 địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời ở Bình Dương
1. Lucky Square – đơn vị tổ chức sự kiện tại Bình Dương uy tín: Lucky Square là trung tâm tổ chức sự kiện tại Bình Dương. Không gian của trung tâm được thay đổi linh hoạt theo xu hướng và ý thích của khách mời. Chú trọng những không gian cố định để chụp ảnh cho khách mời. Với diện tích mặt sàn lớn lên đến 4000 mét vuông. Lucky Square là nơi thích hợp tổ chức những sự kiện lớn.
2. Trung tâm tiệc cưới và hội nghị chuyên tổ chức sự kiện tại Bình Dương – Dương Gia Palace: Tọa lạc tại vị trí tuyệt đẹp, là cửa ngõ giữa Thành Phố Hồ Chí Minh và tỉnh Bình Dương. Trung tâm tiệc cưới và hội nghị Dương Gia Palace là tổ chức hội nghị, tiệc cưới lý tưởng cho bạn.
3. Trung Tâm hội nghị tiệc cưới Rosa Palace: Trung Tâm hội nghị tiệc cưới Rosa Palace với 7 sảnh cưới. Mỗi sảnh một phong cách sẽ giúp cho bữa tiệc của quý khách trở thành một sự kiện đáng nhớ. Rosa Palace có đội ngũ khánh tiết trai thanh gái lịch. Trang phục rực rỡ để đón khách cùng cô dâu chú rể. Quý khách có thể chọn lựa chương trình lễ cưới với các nhóm múa theo phong cách Tây phương hoặc cổ truyền.
4. Nhà hàng tiệc cưới Phương Nam: Là nhà hàng nổi tiếng với sự sang trọng, đẳng cấp tại Bình Dương, nhà hàng Phương Nam chắc chắn sẽ đem đến không khí thoải mái và vui vẻ cho bạn. Với thiết kế theo phong cách nội thất phòng ngủ khách sạn phương Tây hiện đại, lịch lãm, nhà hàng sẽ đem đến cho bạn sự sang trọng, tiện nghi trong từng chi tiết. Không gian thoáng mát, sang trọng, lãng mạn cùng thức ăn phong phú và nhân viên phục vụ chu đáo. Nhà hàng là điểm đến hứa hẹn cho bữa tiệc của bạn. Nếu có nhu cầu tổ chức sự kiện tại Bình Dương.
5. Trung tâm tiệc cưới Thanh Bình: Trung tâm tiệc cưới Thanh Bình – KSB tọa lạc tại số 380 Đường ĐT 748, Ấp Bến Liễu, Phú An, Bến Cát, Bình Dương với khuôn viên rộng lớn, 3 sảnh với sức chứa lên đến 140 bàn tiệc, bãi đậu xe và sân vườn xanh mát trong lành. Vị trí địa lý hết sức thuận lợi, lưu thông dễ dàng đi lại từ các hướng. Trung tâm hội nghị tiệc cưới Thanh Bình – KSB với một không gian thoáng đãng, yên tĩnh, bố cục hài hòa giữa cảnh quan thuần Việt giàu thơ mộng và kiến trúc châu Âu phóng khoáng cùng với cơ sở vật chất hiện đại, nơi đây thực sự là điểm tổ chức hấp dẫn cho các buổi tiệc cưới.
Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời ở HCM
1. Thảo Điền Village: Nơi đây có sức chứa hơn 400 người với không gian đậm chất Việt lý tưởng cho: đám cưới, sinh nhật,…
2. Gem Center: Không gian của Gem Center “biến hình” thành một khu rừng huyền bí nên rất giản dị, mộc mạc nhưng đẹp đến ngỡ ngàng. Là địa điểm lý tưởng cho các sự kiện cưới hỏi, liên hoan hay lễ tri ân,… phù hợp.
3. Lotte Legend Hotel Saigon: Là khách sạn 5 sao có sức chứa lên đến 400 người, Lotte Legend Hotel Saigon là địa điểm tổ chức sự kiện lý tưởng mà công ty không nên bỏ qua.
4. Gem Center có không gian tổ chức sự kiện rộng lớn và thoáng đãng
5. EdenStar Saigon Hotel & Spa: Nếu doanh nghiệp/công ty đang tìm địa điểm tổ chức Party Tool thì không nên trải nghiệm khu vực hồ bơi tầng thượng khách sạn EdenStar.
Trên đây là toàn bộ những kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời cực kỳ quan trọng mà Bee event đã tổng hợp. Mong rằng những chia sẻ của chúng tôi sẽ góp phần tạo nên sự thành công cho sự kiện mà công ty đang chuẩn bị tổ chức. Nếu mọi người muốn tìm hiểu thêm về dịch vụ tổ chức sự kiện có thể theo dõi thêm nội dung.
