Để tổ chức một chương trình sự kiện, chúng ta cần phải quan tâm đến kinh phí tổ chức sự kiện. Để có thể dự trù kinh phí cho sự kiện một cách đầy đủ và chính xác nhất, đơn vị tổ chức sự kiện cần xác định được những chi phí sẽ phát sinh trước, trong và sau khi tổ chức sự kiện. Trong một chương trình sự kiện, sẽ có những chi phí cơ bản sau đây:

Chi phí tổ chức sự kiện:

• Chi phí đặt cọc
• Chi phí về bảo hiểm
• Chi phí cho bãi đỗ xe (nếu có)

Xác định chi phí là một bước chuẩn bị quan trọng trong quá trình làm bảng hiệu tại bình dương. Chi phí tổ chức sự kiện sẽ quyết định ngân sách, từ đó ảnh hưởng tới mọi quyết định trong quá trình chuẩn bị cho sự kiện đó, bao gồm cả việc lựa chọn địa điểm, mua trang thiết bị, lựa chọn concept,… Vì vậy, việc dự trù kinh phí hợp lý và chính xác nhất có thể là một trong những hoạt động mang tính quyết định trong việc tổ chức sự kiện.

Dự trù kinh phí tổ chức sự kiện tại Bình Dương

Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là bảng liệt kê toàn bộ các khoản chi tiêu và đưa ra mức giá dự kiến cho các khoản đó. Sau đó, người lập bảng cần tổng lại số tiền dự trù cần chi. Một bảng kinh phí tổ chức sự kiện cần được trình bày chi tiết, rõ ràng để tránh sự thiếu sót trong các khoản chi.

Vì sao việc lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện lại quan trọng?

Một sự kiện có thực sự thành công hay không còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố cấu thành. Trong đó, yếu tố quan trọng đầu tiên phải kể đến là vấn đề chi phí tổ chức sự kiện. Những người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, chắc chắn sẽ lập kế hoạch dự trù kinh phí sao cho từng chi phí cụ thể của sự kiện phù hợp với ngân sách tài chính ban đầu.

Ngoài ra, việc lên dự trù chi phí cũng góp phần hạn chế những tình huống xấu phát sinh trong quá trình diễn ra sự kiện. Bất kỳ sự sai sót nào của bạn đều thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp đối với đối tác hoặc khách tham dự.

Xem kỹ proposal trước khi bắt tay dự trù kinh phí 

Để hoàn thành bảng dự trù kinh phí hiệu quả, bạn nên xem kỹ nội dung bảng kế hoạch tổ chức sự kiện theo yêu cầu từ cấp trên. Tiếp theo, xác định phong cách thiết kế chủ đạo cho sự kiện. Sau đó, tính đến những vật dụng, hoạt động nào cần thiết cho sự kiện để lên kế hoạch chuẩn bị trước. Chính thao tác này giúp bạn nắm vững được toàn bộ sự việc gây tốn kém, đồng thời tính toán các chi phí phát sinh thêm nếu có.

Bảng giá chi phí tổ chức sự kiện

Báo giá cho thuê âm thanh ánh sáng tổ chức sự kiện

1. Gói âm thanh ánh sáng cao cấp

2. Gói âm thanh ánh sáng kim cương

Báo giá cho thuê sân khấu tổ chức sự kiện

Với tiêu chí mang lại những dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, Bee Event luôn cam kết về sự đầu tư về trang thiết bị, đầu tư về con người và tạo ra các mẫu sân khấu phù hợp với mọi yêu cầu của khách hàng. Dưới đây là một vài báo giá cơ bản cho dịch vu quảng cáo bình dương thuê sân khấu.

1/ Sân khấu di động: 120.000đ/m2

2/ Gian khung truss: Từ 100.000đ/m

3/ Nhà giàn khung nhôm: Từ  70.000đ/m2

4/ Nhà dù tròn: 5.000.000đ/chiếc

5/ Màn chiếu: 800.000đ/bộ

6/ Ghế Banquet: 22.000đ/chiếc

7/ Các loại bàn: 160.000đ/chiếc

Chi phí xin giấy phép tổ chức sự kiện

Để có thể tổ chức được sự kiện, đơn vị tổ chức phải được cơ quan có thẩm quyền cho phép, thể hiện bằng giấy phép tổ chức event. Thủ tục, hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện mới nhất năm 2022.

Để có thể tổ chức được sự kiện, đơn vị tổ chức phải được cơ quan có thẩm quyền cho phép, thể hiện bằng giấy phép tổ chức sự kiện. Vì vậy, pháp luật hiện nay đã quy định về thủ tục xin giấy phép tổ chức các loại sự kiện. Tuy nhiên, do chưa am hiểu hết các quy định này, cũng như không có nhiều kinh nghiệm khi tiến hành làm thủ tục mà hiện nay, việc xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện của nhiều đơn vị vẫn còn gặp nhiều khó khăn, thời gian kéo dài, chi phí tốn kém.

Hướng dẫn các loại giấy tờ phải có khi xin giấy phép tổ chức sự kiện

1. Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện đứng tên công ty xin phép

• Chủ đầu tư soạn
• Ngày tháng năm, thời gian, địa điểm thông tin phải rõ ràng.
• Phải ghi “Chương trình không bán vé” đối với những chương trình ko bán vé.
• Danh mục bài hát, tác giả, người biểu diễn

2. Giấy phép đăng ký kinh doanh của chủ đầu tư và chủ tổ chức sự kiện (mỗi thứ 2 bộ)
3. Kịch bản khung:

• Phải đóng dấu treo (dấu treo là có thể thay đổi được, nhưng không được đổi bài, tiết mục).
• Kịch bản khung do chủ đầu tư soạn, chữ ký và dấu của chủ đầu tư (kịch bản khung gồm: stt, thời gian, tiết mục, mô tả, ghi chú).

4. Danh mục bài hát: In thành 2 tờ có chữ ký, đóng dấu của chủ đầu tư

• Danh sách các ca khúc trong chương trình

5. Hợp đồng thuê mướn địa điểm:

• Làm thành 4 bộ: (1 bộ bên thuê địa điểm giữ, 1 bộ mình giữ, 1 bộ sở VHTTDL giữ, 1 bộ cục tác quyền)
• Bên A: người bán dịch vụ sẽ soạn hợp đồng.

6. Công văn tổ chức sự kiện đặc biệt (nếu có)

• Nếu chương trình có quân nhạc, văn công, lực lượng địa phương thì cần phải có giấy phép.
• Số lượng: 3 tờ: 1 tờ mình giữ, 1 tờ nộp cục, 1 tờ nộp sở.

7. Giấy phép xác nhận đã đóng tiền tác quyền ở cục tác quyền.
8. Chuẩn bị 9 loại giấy tờ, cục tác quyền sẽ đưa lại 3 loại giấy tờ để mình nộp về sở, 3 loại giấy tờ này thuộc số 7, đó là 3 loại giấy tờ cụ thể:

• Hóa đơn VAT cho chủ đầu tư
• Phiếu thu đóng tiền
• Hợp đồng giữa chủ đầu tư và cục chứng minh việc đóng tiền

9 loại giấy tờ cụ thể:

• Giấy ủy quyền
• Công văn xin phép tổ chức biểu diễn
• Giấy phép đăng ký kinh doanh
• Kịch bản khung
• Danh mục bài hát
• Hợp đồng thuê mướn địa điểm
• Công văn tổ chức event đặc biệt (nếu có)
• Hợp đồng đặc biệt nếu có

1 số trường hợp cần thêm:

• Hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng (nếu tổ chức cho khách hàng)
• Giấy ủy quyền của khách hàng cho công ty tổ chức xin phép

Các lưu ý:

• Phải xin phép Sở Công Thương nếu có các chương trình rút thăm hay khuyến mãi
• Phải có thêm Công văn đứng tên cơ quan giải đấu, Quyết định thành lập giải và hợp đồng/biên bản ghi nhớ với Đơn vị phối hợp thực hiện đối với các sự kiện là giải đấu
• Tất cả sự kiện cần ghi có bán vé hay không và nếu có bán vé thì cần nộp kèm maket vé bán.
• Tất cả giấy tờ cần có con dấu đóng giáp lai, ở nơi nhận phải ghi chú rõ là có Nộp lưu chiểu… Bạn nên lưu ý những điểm này để không phải mất thời gian đi lại nhiều lần.

Tổ chức sự kiện bảo hiểm

Trong xã hội hiện nay, bảo hiểm là một vấn đề rất được quan tâm, mọi người có xu hướng tham gia bảo hiểm nhiều hơn. Tổ chức sự kiện bảo hiểm với vai trò vừa là Khoản tích lũy vừa là phương thức thanh toán khi tham gia các dịch vụ y tế. Vậy khi tham gia bảo hiểm thì người tham gia có những lợi ích gì và phải làm gì khi xảy ra sự kiện bảo hiểm.

Mẫu dự trù kinh phí tổ chức sự kiện tại Bình Dương

Mẫu bảng dự trù kinh phí dịch vụ tổ chức sự kiện là biểu mẫu được lập sẵn bằng file Word, Excel để đưa ra mức tính toán kinh phí cần phải có để tổ chức sự kiện, dùng để dự trù chi phí mua sắm trang thiết bị, chi phí thuê đồ dùng, thiết bị, MC, …

Việc lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện giúp việc quản lý tổ chức event chi phí hiệu quả và hạn chế phát sinh những vấn đề ngoài ý muốn.

Chi phí sự kiện hợp lý - Dự trù kinh phí tổ chức