Event management, còn được gọi là tổ chức sự kiện và quản lý sự kiện, là quá trình bao gồm các hoạt động liên quan đến ý tưởng, lập kế hoạch, thực hiện và quản lý các sự kiện. Đây có lẽ không còn là từ xa lạ với mọi người, đặc biệt là những người làm trong lĩnh vực doanh nghiệp, sự kiện. Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể hiểu hết được tầm quan trọng cũng như những nhiệm vụ chính của nghề tổ chức sự kiện. Điều này là do trong ngành tổ chức sự kiện, có rất nhiều chức danh công việc khác nhau cũng như các dịch vụ được cung cấp và chúng thường khó phân biệt với nhau.
Event management là gì? làm thế nào nó hoạt động Tại sao bạn cần tổ chức sự kiện?…BEE EVENT có thể giúp giải đáp nhiều thắc mắc về tổ chức sự kiện qua các bài viết sau: Hãy xem đến cuối để không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào.
Event Management là gì?
Event management có nghĩa là quản lý sự kiện trong tiếng Việt. Người quản lý sự kiện là người giám sát tất cả các hoạt động hậu cần chính của một sự kiện, chẳng hạn như hội nghị, hội thảo, đám cưới, khai trương, khánh thành, kỷ niệm, v.v., hoặc bất kỳ cuộc tụ họp có tổ chức nào khác. Theo kế hoạch của bạn, hãy truyền tải thông điệp truyền thông mà đối tượng mục tiêu của bạn cần đến những người tham dự công ty tổ chức sự kiện của bạn.
Người quản lý sự kiện thực hiện việc lập kế hoạch cho sự kiện bằng cách quản lý các mối quan hệ với nhân viên, tài chính, nhà cung cấp, khách hàng… lập kế hoạch xem xét các yếu tố liên quan đến sự kiện, việc thực hiện sự kiện, ý tưởng và ý tưởng sẽ được tổ chức và tổ chức tại địa điểm được chỉ định. thời gian và địa điểm.
Event Management làm những công việc gì?
Tùy vào phạm vi của từng sự kiện mà nhiệm vụ của Event Management có thể khác nhau. Về cơ bản, người quản lý sự kiện chịu trách nhiệm điều phối tất cả các hoạt động hậu cần cần thiết cho sự kiện, bao gồm:
- Chúng tôi làm việc với khách hàng để xác định các yêu cầu cụ thể, chi tiết và chính xác cho sự kiện mà họ muốn tổ chức.
- Chúng tôi rất vui khi đưa ra các đề xuất chi tiết cho các sự kiện như:
- Thời gian, địa điểm, nhà cung cấp, nhân viên và ngân sách ước tính của tổ chức bạn.
- Tìm và chọn một địa điểm phù hợp với quy mô và số lượng người tham dự.
- Tìm kiếm và phối hợp với các nhà cung cấp và nhà thầu bên ngoài. Lập giá xây dựng và phương án thi công.
- Xin các giấy phép cần thiết từ tổ chức sự kiện.
- Quản lý và điều phối tất cả các nhà thầu phụ và tất cả nhân viên hậu cần sự kiện.
- Quản lý tất cả các kế hoạch trước sự kiện. Truyền đạt thông tin chính với diễn giả, đại biểu hoặc khách trước sự kiện. Phối hợp sắp xếp trước sự kiện như: Sắp xếp âm thanh và ánh sáng, trang trí sân khấu, sắp xếp đồ nội thất trong hội trường, v.v.
- Tạo các kế hoạch dự phòng, khắc phục sự cố và quản lý các tình huống xảy ra trước, trong và sau một sự kiện.
- Luôn đảm bảo rằng tất cả các hoạt động trong sự kiện của bạn diễn ra suôn sẻ và nằm trong ngân sách hiện tại của bạn.
- Làm việc với các công ty quảng cáo và nhà tài trợ để đảm bảo các chiến dịch tiếp thị của bạn diễn ra theo đúng kế hoạch.
- Tổ chức cơ sở vật chất, phân bổ chỗ đậu xe cho khách, quản lý giao thông và đảm bảo an toàn và sức khỏe của tất cả khách tham dự sự kiện.
- Giám sát việc thiết lập và phá bỏ sau sự kiện đảm bảo một quy trình nhanh chóng và hiệu quả. Làm việc sau sự kiện, trao đổi ý kiến và tiếp nhận phản hồi của khách hàng.
- Đánh giá và đề xuất các nhóm chương trình và nhân viên để có được kinh nghiệm cho sự kiện tiếp theo của bạn.
Sự khác biệt giữa vai trò của Event Management và Event Planner là gì?
Trên thực tế, những vị trí này đôi khi tương đương nhau và chia sẻ cùng một danh sách kiểm tra công việc. Sự khác biệt giữa hai vị trí này có thể phụ thuộc vào cách một công ty hoặc chuyên gia tổ chức sự kiện định nghĩa nó. Để đơn giản hóa mọi thứ, người quản lý sự kiện có thể chỉ chịu trách nhiệm cho các sự kiện lớn hoặc xử lý nhiều hoạt động hàng ngày hơn là lập kế hoạch trước sự kiện.
Tuy nhiên, tìm kiếm cả hai cụm từ trên LinkedIn hoặc bất kỳ trang web việc làm nào khác sẽ trả về nhiều vị trí giống nhau trong kết quả, cũng như các công việc “event deisigner”. Ngoài ra, Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ xếp tất cả các công việc này vào một danh mục nghề nghiệp: Người tổ chức cuộc họp, Cuộc họp và Người tổ chức sự kiện.
Tại sao cần Event Management ?
Event Management đóng một vai trò quan trọng trong tất cả các sự kiện. Quản lý sự kiện là điều cần thiết cho sự thành công của bất kỳ sự kiện nào, dù lớn hay nhỏ. Bởi họ là những người đồng hành cùng chương trình từ bước đầu tiên lên kế hoạch tổ chức cho đến bước cuối cùng của sự kiện.
Yếu tố để trở thành Event Management
Giống như bất kỳ vị trí quản lý sự kiện nào khác, quản lý sự kiện đòi hỏi nhiều kỹ năng tổ chức chuyên biệt để điều hành một sự kiện thành công. Để trở thành một nhà quản lý sự kiện chuyên nghiệp, bạn phải đáp ứng những yêu cầu cơ bản sau:
- Sức khỏe, sức chịu đựng.
- Hãy đam mê nghề nghiệp của bạn.
- Khả năng đa nhiệm và kết hợp nhiều phần.
- Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian hiệu quả. Quản lý sự kiện phải thực hiện theo tầm nhìn của sự kiện. Có khả năng ưu tiên và duy trì hiệu quả công việc theo kế hoạch.
- Trong mọi tình huống, người quản lý phải kiên trì, bền bỉ, sáng tạo và linh hoạt.
- Ngoài ra, quản lý sự kiện là một yếu tố quan trọng, không chỉ quản lý theo chức năng mà còn quản lý theo nhóm người. Tương tác với mọi người ở mọi cấp độ của sự kiện là một phần của công việc. Vì vậy, kỹ năng giao tiếp cũng rất quan trọng. Để đảm bảo rằng tất cả các nhân viên và nhóm chương trình được kết nối với nhau, cần phải có được các phương pháp giao tiếp, phương pháp truyền thông tin và kỹ năng nhóm.
Trên đây là tất tần tật những thông tin hữu ích về Event management mà chuyên gia sự kiện của BEE Event đã tổng hợp để giúp bạn tham khảo và có cái nhìn tổng quan nhất về ngành event cũng như công việc của Event management. Hi vọng những thông tin này sẽ giúp ích cho bạn trong việc định hướng và phát triển bản thân khi muốn theo ngành tổ chức sự kiện.
