Sự kiện quy mô dù lớn hay nhỏ thì đều cần phải lập kế hoạch tổ chức. Kế hoạch càng chi tiết thì quá trình diễn ra sự kiện càng thuận lợi và ít phát sinh. Dưới đây là các bước giúp doanh nghiệp lập kế hoạch tổ chức sự kiện thành công và hiệu quả nhất.
Quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện thành công
Thông qua các sự kiện, doanh nghiệp thể dễ dàng quảng bá hình ảnh, truyền tải các thông điệp đến với công chúng. Sự kiện được tổ chức càng bài bản thì doanh nghiệp càng khẳng định được uy tín và sự chuyên nghiệp của mình. Trống Đồng Palace xin chia sẻ đến bạn, quy trình 11 bước để lập kế hoạch tổ chức sự kiện thành công.
1.1. Bước 1: Xác định loại hình và mục tiêu sự kiện
Có nhiều loại hình sự kiện có thể tổ chức, tuỳ thuộc theo từng mục đích doanh nghiệp như: lễ khánh thành, lễ ra mắt sản phẩm, lễ tri ân khách hàng… Mỗi loại hình này lại có cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện khác nhau. Do đó, việc xác định mục tiêu cụ thể của sự kiện là gì sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng lên kế hoạch chính xác nhất. Từ đó tiết kiệm thời gian công sức mà vẫn đảm bảo hướng tới mục đích chính cuối cùng.
Ví dụ: Khi tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm, mục tiêu của doanh nghiệp là phải tạo dựng được sự chú ý của khách hàng và công chúng. Do đó khi lên kế hoạch cho sự kiện cần đặc biệt quan tâm đến các hạng mục truyền thông, quảng cáo.
1.2. Bước 2: Xác định đối tượng khách mời
Để sự kiện diễn ra hiệu quả, khi lên kế hoạch doanh nghiệp cần phân loại và chọn ra đối tượng khách mời phù hợp với mục đích của sự kiện. Tránh việc truyền thông sai đối tượng, dẫn đến lãng phí ngân sách và nguồn lực.
Ví dụ: Sự kiện tri ân khách hàng, doanh nghiệp cần xác định đối tượng khách mời tham gia là các khách hàng thân thiết lâu năm, tin dùng sản phẩm của doanh nghiệp.
Đối với các sự kiện như ra mắt sản phẩm mới thì khách mời nên lựa chọn những người có ảnh hưởng trong lĩnh vực để tạo tiếng vang cho sản phẩm mới.
Trong quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn phải xác định danh sách khách mời sớm. Việc này sẽ giúp bạn có thể tính toán chi phí hiệu quả và tìm địa điểm tổ chức phù hợp. Đồng thời, bạn nên gửi thiệp trước ít nhất khoảng 2 tuần để khách mời có thể sắp xếp công việc và thời gian tham dự.
1.3. Bước 3: Xác định ý tưởng và chủ đề của sự kiện
Với bất kỳ sự kiện nào thì ý tưởng và chủ đề đều rất quan trọng. Ý tưởng và chủ đề phải phù hợp với mục tiêu và đối tượng khách mời mà doanh nghiệp hướng tới. Một ý tưởng tốt sẽ giúp xâu chuỗi toàn bộ hoạt động của sự kiện, giúp nó diễn ra đúng hướng và đạt được hiệu quả truyền thông tốt nhất.
Nếu đang gặp khó khăn trong việc lên idea cho sự kiện bạn có thể tham khảo những ý tưởng tổ chức sự kiện của Trống Đồng Palace để chuẩn bị kế hoạch tốt nhất.
1.4. Bước 4: Xác định thời gian, địa điểm
Thời gian: Khi xác định thời gian tổ chức, bạn cần ưu tiên lựa chọn các khung giờ thuận lợi cho khách mời. Thông thường có thể là cuối tuần hoặc thời gian buổi tối, ngoài giờ hành chính để không ảnh hưởng đến công việc của khách.
Địa điểm: Căn cứ vào số lượng khách mời, ý tưởng của sự kiện, các doanh nghiệp sẽ lựa chọn địa điểm phù hợp. Cần ưu tiên đánh giá và lựa chọn các yếu tố như không gian rộng rãi, dễ dàng di chuyển, thuận tiện giao thông, đầy đủ tiện ích và có bãi đỗ xe lớn… Những yếu tố này sẽ tạo sự thỏa mái dễ chịu, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức cũng như tăng cường trải nghiệm dịch vụ cho khách mời. Ngoài ra sau khi lựa chọn được địa điểm bạn nên lên kế hoạch đặt chỗ sớm để tránh tuột mất vị trí tốt vào tay người khác.
Bản kế hoạch tổ chức sự kiện
Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết hấp dẫn nhất
Mỗi loại hình sự kiện có tính chất và quy mô khác nhau. Tuy nhiên, để tổ chức sự kiện thành công và diễn ra suôn sẻ cần chuẩn bị kỹ mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện và phải xây dựng được các nội dung sau đây:
Xác định hình thức tổ chức sự kiện
Mỗi sự kiện khác nhau đều có mục đích tổ chức khác nhau: tổ chức tiệc cuối năm, lễ khai trương, lễ kỷ niệm thành lập công ty, sự kiện tri ân khách hàng… Trước khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện bạn cần nắm rõ và xác định được sự kiện sắp tổ chức là gì? Đây là một trong những
Xác định mục tiêu và kết quả đạt được
Bước quan trọng tiếp theo của mỗi kế hoạch tổ chức sự kiện là xác định được mục tiêu tổ chức sự kiện. Từ việc xác định được mục tiêu sau đó mới có thể xây dựng ý tưởng chủ đề, kịch bản…
Để xác định được đúng mục tiêu sự kiện là gì bạn hãy tự đặt ra một số câu hỏi càng sát vấn đề càng tốt. Ví dụ như:
- Tại sai bạn tổ chức sự kiện này?
- Sự kiện bạn đang chuẩn bị tổ chức là giới thiệu sản phẩm mới hay tri ân khách hàng…
- Sự kiện này hướng đến đối tượng nào?
- Bạn muốn người tham gia sự kiện nhận được điều gì ?
Khi bạn xác định rõ mục tiêu và kết quả đạt được sau khi kết thúc sẽ giúp sự kiện của doanh nghiệp bạn thanh công, xây dựng và quảng bá hình ảnh thương hiệu gần hơn với khách hàng.
Xác định thời gian và địa điểm tổ chức
Thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện cũng là một trong những yếu tố quyết định sự kiện của bạn có thành công hay không? Cần đảm bảo thời gian và địa điểm tổ sẽ nhận được sự đồng ý tham gia sự kiện của khách mời.
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện sinh nhật
Kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật được xây dựng nhằm chuẩn bị cho một sự kiện sinh nhật hoành tráng, chuyên nghiệp. Việc tổ chức sự kiện sinh nhật ngoài là một ngày kỉ niệm, còn là dịp để làm hình ảnh, quảng bá thương hiệu của cá nhân hoặc doanh nghiệp. Thế thì làm sao để xây dựng một kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật ý nghĩa? Với bài viết này, Bee event sẽ chia sẻ cho bạn cách lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật ý nghĩa nhất. Đọc ngay để lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật thật ý nghĩa nhé!
1. Ý tưởng tổ chức tiệc
Trước khi bắt tay vào các công việc chuẩn bị cho sự kiện, bạn phải xác định được ý tưởng tổ chức sự kiện. Nếu đây là một sự kiện sinh nhật cá nhân thì việc tổ chức sự kiện sinh nhật đơn thuần là một ngày để kỷ niệm. Thế nhưng, nếu là sự kiện sinh nhật của doanh nghiệp, sự kiện sinh nhật có thể tổ chức với nhiều hình thức tùy theo mục đích của chủ sự kiện. Một số ý tưởng tổ chức tiệc sinh nhật phù hợp với doanh nghiệp như: Tổ chức tiệc sinh nhật như một lễ kỉ niệm, tổ chức tiệc sinh nhật kết hợp team building, tổ chức tiệc sinh nhật như tiệc gala dinner,…
Kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện
Bước 1. Xác định mục đích và mục tiêu tổ chức sự kiện
Đầu tiên, bạn cần xác định mục đích cũng như mục tiêu tổ chức sự kiện của mình là gì. Là để quảng bá hình ảnh công ty, hay đó là buổi ra mắt sản phẩm mới. Hay đơn giản, đó chỉ là một sư kiện nhỏ nhằm kết nối giữa nhân viên với lãnh đạo?
Từ mục đích tổ chức, bạn sẽ xác định được quy mô của sự kiện. Số lượng khách mời nhiều hay ít, cần bao nhiêu phóng viên, quảng bá rộng rãi như thế nào. Và mục tiêu mà bạn muốn đạt được khi sự kiện được tổ chức là gì? Đó là điều đầu tiên bạn phải xác nhận khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện.
Bước 2: Xác định đối tượng tham dự sự kiện
Từ mục tiêu đã được đề ra, bạn hãy xác định đối tượng tham gia sự kiện trên dữ liệu đã có. Khâu này rất quan trọng nhằm xác định đúng mục tiêu đã đề ra. Khoanh vùng đối tượng được mời và loại bỏ những nhân tố không cần thiết. Bước này giúp bạn xác định rõ ràng hơn mục tiêu của việc tổ chức sự kiện.
Bước 3: Xác định thông điệp của sự kiện
Mỗi sự kiện được tổ chức đều có những thông điệp riêng muốn gửi tới khách hàng. Thông điệp của sự kiện chính là nội dung mà bạn muốn giới thiệu tại buổi lễ. Thông điệp sâu sắc sẽ tạo điểm nhấn sâu sắc cho sự kiện, đem lại sự hài lòng cho khách hàng.
Bởi vậy, thông điệp của sự kiện cần ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn hàm chứa đầy đủ thông tin. Đây cũng là yếu tố tiên quyết trong sự kiện mà người tổ chức cần đảm bảo.
Bước 4: Xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện
Xác đinh thời gian và địa điểm là bước quan trọng không thể thiếu khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Sau khi đã đi qua 3 bước đầu, bạn cần đưa ra một khung thời gian nhất định để sự kiện diễn ra thành công. Cần bao nhiêu thời gian từ lúc chuẩn bị đến khi sự kiện diễn ra? Với đối tượng khách mời như vậy, tổ chức vào thời điểm nào thu hút được đông đảo họ tham gia?
Cùng với đó, việc lựa chọn địa điểm tổ chức cũng góp phần không nhỏ vào thành công của sự kiện. Địa điểm được chọn phải đạt yêu cầu về giao thông thuận tiện, xanh, sạch, thoáng. Dựa vào dự báo thời tiết mà quyết định địa điểm ngoài trời hay trong nhà. Bên cạnh đó, địa điểm cần phù hợp với đối tượng tham dự và mục đích của sự kiện.
Bước 5: Lập kế hoạch chi tiết cho chương trình sự hiện
Một chương trình sự kiện chi tiết được lập ra giúp sự kiện tổ chức thành công. Kế hoach càng chi tiết, mức độ thành công càng cao. Để có được một chương trình hoàn hảo, bạn nên nhà sự hỗ trợ của các dịch vụ tổ chức sự kiện. Họ sẽ lập cho bạn một bản thảo chi tiết những gì cần làm và giảm thiểu tối đa rủi ro xảy ra trong sự kiện.
Chương trình sự kiện cần chuẩn bị những gì? Thiết kế ra sao? Lên ý tưởng như thế nào? Lực lượng hỗ trợ?… Tất cả những điều này để phục vụ cho việc truyền đạt thông điệp của doanh nghiệp đến đối tượng đã được xác định trước đó.
Bước 6: Lập kế hoạch truyền thông
Quảng bá sự kiện là một bước quan trọng không thể bỏ qua khi tổ chức sự kiện. Sự kiện được quảng bá càng rộng rãi sẽ càng thu hút được nhiều đối tương. Tùy vào quy mô sự kiện mà doanh nghiệp sẽ có các truyền thông riêng. Tuy nhiên, dù lớn hay nhỏ thì việc quảng bá cũng mang lại thiện cảm nếu được truyền thông tốt.
Bước 7: Lập ngân sách tổ chức sự kiện
Sau khi đã có chương trình cụ thể, bạn cần lên ngân sách phù hợp cho sự kiện. Tùy vào mục đích cũng như điều kiện mà bạn sẽ đưa ra ngân sách thích hợp nhất. Phần ngân sách này đã bao gồm toàn bộ dịch vụ và dự trù cho các phát sinh. Thường các công ty tổ chức sự kiện sẽ dựa vào yêu cầu của khách hàng mà đưa ra giá cả tối ưu nhất.
Bước 8: Giám sát tiến độ thực hiện
Chương trình thành công khi có kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể. Thời gian từ khi lập kế hoạch đến khi sự kiện kết thúc cần được quản lý chặt chẽ. Phân công công việc trong từng giai đoạn của chương trình và giám sát tiến độ thực hiện là việc không thể lơ là. Bên cạnh đó, trước khi sự kiện diễn ra, cần rà soát lại một lần tất cả các khâu để tránh xảy ra sai sót.
Bước 9: Đánh giá và đo lường kết quả sự kiện
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Nó là chìa khóa mở ra thành công cho sự kiện cũng như quảng bá thương hiệu đến khách hàng. Nắm vững 9 bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện để có chương trình thành công mĩ mãn.
Bee Event tự hào là một trong những doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp các dịch vụ truyền thông, quảng cáo và tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
ĐỊA CHỈ VĂN PHÒNG
- Trụ sở chính: 583 Phạm Ngọc Thạch, p.Phú Mỹ, TP. Thủ Dầu Một, Bình Dương
- Văn phòng đại diện: Lầu 12, Tòa nhà Lapen, 99 Nguyễn Thị Minh Khai, p. Bến Thành, Quận 1, TP.Hồ Chí Minh
THÔNG TIN LIÊN HỆ
- CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ & PHÁT TRIỂN ONG VÀNG
- Email: hien.phan@bee-event.vn
- MST: 3702 608 718
- (+84) 901 731 731 – Mr.Bá Anh
- (+84) 966 795 579 – Ms.Hiền
