Trong mọi hoạt động của các lĩnh vực trong xã hội, việc kết hợp đánh giá và kế hoạch chuẩn xác để thực hiện đúng chiến lược là rất quan trọng. Trong ngành tổ chức sự kiện, việc đánh giá đúng lợi ích mà sự kiện mang lại và xác định cách thức thực hiện đúng chiến lược là điều cần thiết. Để đạt được điều này, ngành tổ chức sự kiện có những nguyên tắc và bí quyết riêng để đánh giá lợi ích của sự kiện một cách chính xác nhất. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu 10 nguyên tắc quan trọng trong ngành tổ chức sự kiện để quyết định thành công của một sự kiện.
10 Nguyên tắc trong ngành tổ chức
Tổ chức sự kiện là một sự kết hợp giữa bán hàng và các hoạt động tiếp thị
Tổ chức sự kiện là một quá trình phối hợp nhịp nhàng giữa các yếu tố quan trọng trong lĩnh vực tiếp thị, bao gồm hoạt động bán hàng, quản lý thông tin khách hàng, quan hệ công chúng, nghiên cứu thị trường, xây dựng nhãn hiệu và thâm nhập thị trường. Thực tế cho thấy, tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong hoạt động bán hàng của công ty, tương tự như việc kết hợp bán hàng với quảng cáo và chiến dịch PR cho sản phẩm. Tuy nhiên, nếu chỉ đơn giản hiểu tổ chức sự kiện là “bán hàng” hoặc “tiếp thị”, chúng ta sẽ bỏ qua những yếu tố quan trọng khác của nó.
Tổ chức sự kiện phải là một trong các thành phần không thể thiếu trong chiến lược tiếp thị
Hãy xem việc tổ chức sự kiện là một phần không thể thiếu trong chiến lược tiếp thị sản phẩm. Nếu chỉ coi đó là một hoạt động phụ bổ sung và thực hiện mỗi năm chỉ để “làm cho có”, sự kiện sẽ trở thành một khoản chi thay vì là vốn đầu tư.
Xem thêm: Làm bảng hiệu quảng cáo Bình Dương tại Bee Event
Vì vậy, doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng chiến lược tiếp thị hỗn hợp của mình và điều chỉnh hoạt động tổ chức sự kiện để đạt hiệu quả cao nhất. Tuy nhiên, cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi quyết định tổ chức sự kiện, vì không phải lúc nào sự kiện cũng là lực đẩy cần thiết và phù hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty.
Xác định đối tượng khách hàng và mục tiêu hướng đến
Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá dựa trên số lượng và giá trị của khách hàng mà sự kiện thu hút được, bao gồm cả khách hàng tiềm năng. Cho dù đó là buổi ra mắt sản phẩm mới hay buổi triển lãm với quy mô lớn, sự sáng tạo của sự kiện sẽ trở nên vô nghĩa nếu không xác định đúng đối tượng khách hàng và mục tiêu.
Khi chuẩn bị tổ chức một sự kiện, quý vị cần lên kế hoạch chi tiết và cân nhắc kỹ lưỡng cho các hoạt động nhằm thu hút đúng đối tượng khách hàng mục tiêu. Đồng thời, hạn chế sự tham gia của những đối tượng không có tiềm năng để tập trung vào những đối tượng có tiềm năng hơn. Quý vị cần phải hiểu rõ đối tượng khách hàng của mình là ai và xác định những thông điệp mà quý vị muốn truyền tải đến họ.
Đặt mục tiêu cụ thể và chi tiết cho chiến lược
Kế hoạch tổ chức sự kiện và ngân sách là một trong những mục tiêu quan trọng để đánh giá hiệu quả công việc trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Thường xuyên, lĩnh vực này không được đầu tư đúng mức và không được quan tâm đến. Do đó, khó để đo lường được những kết quả mà hoạt động này mang lại cho kết quả kinh doanh của công ty. Nếu không đặt ra trước những mục tiêu cần hướng đến, chúng ta có thể sai lệch trong quá trình thực hiện. Đặt ra mục tiêu cho hoạt động tổ chức sự kiện là một công việc không hề đơn giản, nhưng rất cần thiết để đánh giá được hiệu quả công việc sắp tiến hành.
Tổ chức sự kiện không phải là một công cụ để tiếp thị đa năng
Khi tổ chức một triển lãm sản phẩm, nếu mục tiêu của công ty chỉ là xây dựng danh sách khách hàng để tiếp cận thường xuyên, thì phương pháp này không hiệu quả và tốn kém chi phí mà không đem lại giá trị cao cho chiến lược tiếp thị. Thay vào đó, có nhiều lựa chọn tiếp thị khác mà không cần sự hỗ trợ của bộ phận tổ chức sự kiện. Không cần lo lắng về đối thủ cạnh tranh đầu tư nhiều hơn vào hoạt động tổ chức sự kiện, công ty của bạn có thể đạt được kết quả tốt nhất bằng cách tập trung vào các sự kiện tập trung, có mục đích cụ thể và phù hợp với ngân sách.
Với một chương trình tiếp thị kéo dài, sự kiện thương mại chỉ cần diễn ra trong một vài ngày
Tổ chức sự kiện chỉ đóng vai trò nhỏ trong chiến lược tiếp thị và quảng bá thương hiệu toàn diện cho doanh nghiệp. Một số công ty có quan niệm rằng việc kéo dài thời gian tổ chức hoặc tham gia các triển lãm thương mại sẽ mang lại hiệu quả cao hơn. Tuy nhiên, chúng ta cần luôn nhớ rằng chúng ta đang quản lý một chiến dịch tiếp thị toàn diện, trong đó sự kiện thương mại chỉ là một phần nhỏ của công việc cần được thực hiện.
Quảng bá cho sự kiện
Quá trình quảng bá trước khi tổ chức sự kiện có thể được coi là một phần cần thiết và quan trọng nhất trong hoạt động tiếp thị hiện nay. Điều này giúp doanh nghiệp xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu và phương pháp thu hút họ tham gia. Đối với các sự kiện thương mại có sự tham gia của nhiều công ty khác nhau, việc tổ chức các hoạt động xúc tiến và quảng bá rộng rãi trở nên càng cần thiết. Mục tiêu là để tận dụng sự quan tâm ưu tiên của khách hàng tham dự.
Thiết lập và theo sát các mối liên hệ
Trong hoạt động triển lãm thương mại, chúng ta cần tập trung vào chất lượng hơn là số lượng các cuộc gặp gỡ khách hàng. Sau khi sự kiện kết thúc, việc theo dõi các mối quan hệ đã thiết lập là rất quan trọng để đạt được lợi nhuận cho công ty. Điều này đòi hỏi sự tập trung và kiên nhẫn. Nếu công ty chưa có kế hoạch quản lý các mối quan hệ này, hãy tạm dừng và làm việc này trước khi đầu tư vào tổ chức sự kiện khác.
Nhân lực là một yếu tố quan trọng và quyết định
Trong lĩnh vực kinh doanh, các sự kiện thương mại được coi là một công cụ quảng bá trực tiếp hiệu quả để giới thiệu sản phẩm và thương hiệu. Để đạt được mục tiêu quảng bá, yếu tố quan trọng là sự tham gia tích cực của cả người truyền tải thông tin và người nhận thông tin. Thành công của sự kiện được đánh giá dựa trên khả năng xác định đúng đối tượng khách hàng và thuyết phục họ quan tâm đến sản phẩm và thương hiệu của bạn. Tuy nhiên, việc tuyển chọn, đào tạo và truyền cảm hứng cho đội ngũ nhân viên để tương tác với khách hàng cũng là một yếu tố quan trọng không thể bỏ qua.
Sự kiện thương mại phải phục vụ cho mục tiêu chính kinh doanh
Tổ chức một sự kiện thương mại là một hoạt động cực kỳ phức tạp và đòi hỏi sự chuyên nghiệp. Nó không chỉ đơn thuần là một cuộc triển lãm hàng hoá với các chiến lược ưu đãi hấp dẫn và thu hút, mà còn phải tạo được tinh thần hiếu khách. Đồng thời, cần đảm bảo các yếu tố hậu cần và thực hiện nhiều công việc lặt vặt khác. Sự kiện này cũng chỉ là một yếu tố đánh giá và thành phần trong toàn bộ chiến lược tiếp thị, là phương tiện để đạt được mục tiêu cuối cùng và tuân thủ sự điều chỉnh của toàn bộ chiến lược.
Để thực hiện một sự kiện thành công và mang lại hiệu quả tốt cho chiến lược kinh doanh, quý vị cần tuân thủ các mục tiêu đã đề ra. Đồng thời, xác định đúng đối tượng khách hàng và lập kế hoạch thực hiện phù hợp. Tổ chức sự kiện Bình Phước vào thời điểm phù hợp để tối đa hóa hiệu quả chiến lược. Đồng thời, lên kế hoạch chi tiết cho tất cả các khâu chuẩn bị, thực hiện, kết thúc và đánh giá sự kiện.
Với nhiều năm kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện thương mại từ Nam ra Bắc, Bee Event xin gửi đến quý vị những kinh nghiệm quý báu để giúp các doanh nghiệp vượt qua khó khăn và thực hiện sự kiện đạt hiệu quả tốt nhất cho chiến lược kinh doanh của mình.
