Hiện nay, với tình hình dịch bệnh vẫn chưa được kiểm soát, việc công ty tổ chức sự kiện offline là điều rất khó khăn và rủi ro cao, có những sự kiện đến sát ngày tổ chức thì bị các cơ quan ban ngành thông báo hoãn hoặc huỷ, điều này gây rất nhiều thiệt hại và tổn thất cho bên chủ đầu tư lẫn đơn vị tổ chức sự kiện. Không chỉ là thiệt hại về mặt vật chất, các sự kiện offline hiện nay cũng gây khả năng lây nhiễm dịch bệnh cao, vì mỗi sự kiện đều có 1 số lượng lớn người tham dự.

Tuy nhiên, các sự kiện mang yếu tố truyền thông vẫn là những điều cần thiết cho doanh nghiệp, là 1 phần chiến lược trong các kế hoạch về marketing và truyền thông. Chính vì thế, giải pháp tổ chức sự kiện trực tuyến (virtual event) là điều cần thiết để tạm thời thay thế cho event truyền thống, đảm bảo chiến lược marketing vẫn diễn ra hiệu quả và đúng tiến độ.

Tổ chức sự kiện online là gì?

Tổ chức sự kiện online hay còn gọi là event online (virtual event), là một loại hình sự kiện mà khách sẽ không tới trực tiếp địa điểm mà sẽ tương tác với nhau thông qua công nghệ như điện thoại, TV, latop, tất cả sẽ kết nối với nhau thông qua môi trường ảo, một nền tảng trực tuyến.

Đối với event online, không nhất thiết phải livestream trực tiếp 100% mà còn có thể lồng ghép, dàn dựng các video có sẵn vào sự kiện. Khu vực tổ chức bản chất sẽ chỉ có sân khấu, hệ thống âm thanh vừa phải, hệ thống ánh sáng, và xung quanh là các hệ thống thu phát để người xem thông qua màn hình có thể cảm nhận chân thực và rõ nét nhất có thể.

Ý tưởng tổ chức sự kiện online

Ý tưởng tổ chức sự kiện online ấn tượng

Một ý tưởng sáng tạo góp phần tạo nên sức hút và ấn tượng khi tổ chức sự kiện online. Đừng quên tham khảo một số gợi ý sau đây nhé:

Bữa tiệc sắc màu

Khi tổ chức sự kiện trực tuyến cho những sự kiện như: Lễ khánh thành, lễ khởi công, lễ khai trương, lễ Phục Sinh, tiệc Tất niên,… Bạn có thể chọn ý tưởng bữa tiệc sắc màu. Chọn một màu sắc chủ đạo cho sự kiện từ trang trí, trang phục đến nội dung. Tốt hơn hết, màu sắc này nên mang một ý nghĩa nào đó như chúc mừng hay liên quan đến doanh nghiệp.

Sự kiện team building

Đây là một hình thức tổ chức sự kiện offline khá quen thuộc đối với nhiều doanh nghiệp. Team building là cách để gắn kết và gia tăng tình hữu nghị giữa các thành viên trong công ty. Bạn cũng có thể áp dụng ý tưởng này vào sự kiện online. Các câu hỏi và nội dung nên liên quan đến công ty hay sản phẩm kinh doanh của công ty. Người chơi sẽ thành lập một đội nhóm và giải đáp nhờ vào các phần mềm hỗ trợ online.

 

Tổ chức sự kiện online

Tổ chức sự kiện trực tuyến

Áp dụng công nghệ tổ chức các sự kiện Online trực tuyến thay thế cho sự kiện offline đang dần trở thành xu hướng tại Việt Nam và nhiều nước trên thế giới hiện nay. Do ảnh hưởng của dịch COVID-19, nhiều hoạt động và các sự kiện offline buộc phải hủy bỏ hoặc trì hoãn không thời hạn, gây ra những tổn thất lớn lao đối với các doanh nghiệp và các tổ chức trên cả nước. Tuy nhiên nhiều đơn vị hiện nay đã nhanh chóng đón đầu xu hướng, tổ chức các sự kiện trực tuyến ảo trên nền tảng công nghệ của Zoom.

Cách tổ chức sự kiện online

  1. Thiết lập mục đích, mục tiêu, loại hình của sự kiện

Mỗi loại sự kiện có tính chất, đặc điểm khác nhau. Do đó, cần xác địch được mục đích tổ chức và những mục tiêu cần đạt được để có thể lựa chọn hình thức tổ chức sự kiện phù hợp. Mục tiêu càng rõ ràng thì càng dễ dàng trong việc thực hiện và đo lường hiệu quả của chương trình.

  1. Lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện

Dựa vào các mục tiêu đã đề ra để lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện, bao gồm các hạng mục thời gian, khách mời, quy mô, nhân sự thực hiện, nội dung chính của sự kiện (agenda), … Có thể xem đây là một bản phác thảo chung cho toàn bộ sự kiện để có được cái nhìn bao quát toàn bộ chương trình.

Tác dụng của sự kiện online trong marketing

Tính truyền thông: Bản chất của một event marketing là truyền thông, là sự truyền tải thông điệp, mang tới nhận thức đúng đắn cho khách mời về giá trị sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của doanh nghiệp. Trong virtual event cũng vậy, cần đảm bảo được truyền thông hiệu quả thông qua các hoạt động có trong sự kiện.

Tính tương tác: Virtual event vẫn đảm bảo tính tương tác giữa khách tham dự và các đại biểu trên sân khấu, bằng cách khách mời tương tác thông qua các bình luận dựa trên 1 nền tảng mạng xã hội như facebook, youtube…Dựa vào đó mà các diễn giả cũng như các đại biểu trên sân khấu nắm bắt được người xem đang cần gì và muốn gì, từ đó xây dựng câu chuyện dựa trên những nhu cầu. Điểm này đặc biệt hiệu quả trong các tổ chức event về talkshow, hội nghị – hội thảo.

Tính giải trí: Đối với các sự kiện liên quan đến nghệ thuật và giải trí, virtual event cũng có thể triển khai các loại hình này, tuy nhiên không thể thực sự đã mắt đã tai như ở chính sự kiện trực tiếp được. Đổi lại các event online sẽ có nhiều kiểu “thiên biến vạn hoá” khiến các tiết mục nghệ thuật trở nên phong phú và đa dạng.

Các sự kiện online

Có rất nhiều hình thức được sử dụng để tổ chức một sự kiện trực tuyến dưới sự hỗ trợ của công nghệ. Dưới đây là 4 loại hình phổ biến mà bạn có thể tìm hiểu và lựa chọn để sử dụng cho doanh nghiệp của mình:

Hội thảo trên Web (webinar)

Hội thảo trên web là một sự kiện, hội thảo, buổi đào tạo hoặc hội thảo dưới dạng video. Ở định dạng này, diễn giả cũng trình bày và thảo luận về một chủ đề bằng cách sử dụng các trang web, bản trình bày PowerPoint hoặc nội dung đa phương tiện khác trực tuyến. Hầu hết các hội thảo trên web đều tương tác với những khán giả gửi câu hỏi, trả lời các cuộc thăm dò và nói chuyện với nhau.

Có hai loại hội thảo trên web:

  • Hội thảo trên web trực tiếp là khi bạn tổ chức và trình bày nội dung cho khán giả trực tiếp thông qua một sự kiện web kỹ thuật số trong thời gian thực. Phương pháp này được khuyến khích nếu bạn muốn tăng cường sự tham gia và tương tác giữa nhiều người tham dự cùng một lúc. Đó cũng là một lựa chọn tốt nếu bạn có người thuyết trình từ nhiều địa điểm khác nhau hoặc muốn người tham dự tham gia và tương tác với diễn giả trực tiếp.
  • Hội thảo trên web theo yêu cầu là khi bạn quản lý bản ghi sự kiện hội thảo trực tiếp trên web để người khác xem. Trong khi nó sử dụng phần mềm để ghi lại, những người tham dự vẫn có thể có những trải nghiệm tương tự mà họ nhận được từ các hội thảo trực tiếp trên web. Bạn có thể thu hút nhiều người hơn đăng ký tham gia sự kiện của mình bằng hội thảo trên web theo yêu cầu. Nó mang lại cho bạn nhiều cơ hội hơn để quảng bá sự kiện sau ngày trực tiếp và tạo ra nhiều khách hàng tiềm năng hơn.

Rủi ro khi tổ chức sự kiện online

Tổ chức sự kiện online hay còn gọi là Virtual Event đã trở thành hình thức hoạt động khả quan, và duy nhất trong mùa dịch để doanh nghiệp tiếp tục duy trì hình ảnh và thương hiệu. Trong tương lai gần dự đoán xu hướng này sẽ phát triển song hành với hình thức truyền thống.

Thực trạng rủi ro khi tổ chức sự kiện online

Quản trị rủi ro là một yếu tố không thể thiếu trong mọi quy trình hoạt động. Ngay trong hình thức tổ chức sự kiện truyền thống vốn luôn tồn tại 9 vấn đề nổi cộm, có thể dẫn đến các rủi ro khi tổ chức sự kiên online như sau:

  • Ý tưởng, kịch bản sự kiện bị chệch hướng
  • Target sai mục tiêu, nhu cầu của khách hàng
  • Đối tác yêu cầu thay đổi thiết kế và kịch bản sát giờ

Các rủi ro khi tổ chức sự kiện online có thể phát sinh

Khi chuyển sang hình thức dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp online thì một số rủi ro trước đây có thể đã được lược bỏ nhưng vẫn tồn đọng nhiều lỗ hổng lớn trong đó.

Bảo mật thông tin

Ban tổ chức cần đảm bảo 4 yếu tố sau để giảm thiểu nỗi lo về bảo mật dữ liệu cho cả đối tác và khách tham dự:

  • Bảo mật ngay từ quá trình đăng ký: sử dụng cách thức đăng ký cá nhân và thông báo tới khách hàng về quyền bảo mật cho link thông tin đó.
  • Sử dụng trình quản lý mật khẩu: có 1 số công cụ hiện nay có thể hỗ trợ tạo mật khẩu ngẫu nhiên để đảm bảo không ai sử dụng một mật khẩu dễ đoán cho nhiều nền tảng và dịch vụ. Tổng quan của các dữ liệu này sẽ được bảo mật trong hệ thống tổng của ban tổ chức.
  • Kiểm soát việc tích hợp nền tảng: hạn chế điều này để tránh những rò rỉ bảo mật sẽ chảy về các bên trung gian trong sự kiện trực tuyến
  • Bảo mật 2 lớp: đây là cách mà Gmail và Apple sử dụng để bảo vệ khách hàng của mình. Vậy nên ban tổ chức có thể áp dụng phương thức này đơn giản nhất là qua USB-C vật lý khi có người muốn truy cập vào nền tảng dữ liệu.

Dịch vụ sự kiện tổ chức online

Sự phát triển của công nghệ đi đôi với nhiều thách thức. Việc tổ chức sự kiện virtual event không phải là điều dễ dàng cho nhiều doanh nghiệp. Vì vậy chúng tôi cung cấp đa dạng dịch vụ tổ chức sự kiện virtual event trực tuyến nhằm giúp cho doanh nghiệp vẫn đạt được hiệu quả truyền thông trong mùa dịch.

ĐỊA CHỈ VĂN PHÒNG

  • Trụ sở chính: 583 Phạm Ngọc Thạch, p.Phú Mỹ, TP. Thủ Dầu Một, Bình Dương
  • Văn phòng đại diện: Lầ​u 12, Tòa​ nhà​ Lapen, 99 Nguyễ​n Thị​ Minh Khai, p. Bế​n Thà​nh, Quậ​n 1, TP.Hồ​ Chí​ Minh

THÔNG TIN LIÊN HỆ

  • CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ & PHÁT TRIỂN ONG VÀNG
  • Email: hien.phan@bee-event.vn
  • MST: 3702 608 718
  • (+84) 901 731 731 – Mr.Bá Anh
  • (+84) 966 795 579 – Ms.Hiền
5/5 - (6 bình chọn)

Cách tổ chức sự kiện online - Ý tưởng tổ chức sự kiện